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借貸財務

費用請款單範本

員工或合作方報支費用

什麼時候會用到

請款單看似行政表格，但它是會計憑證的一部分。事由寫得不清楚，稅務查核時可能被認定為非營業必要支出。

該寫哪些內容，最常漏掉什麼

事由要寫得出商業目的

「交通費」不夠，要寫「某日拜訪某客戶之交通費」。

單據要對應

每一筆金額都要有發票或收據，並在單上註明張數。

核准層級要留欄位

誰核准的要簽名，這是內控的基本要求。

費用請款單全文

下面就是按下按鈕後會在編輯器裡開啟的內容，一字不差。底線處可直接在產品裡填寫。

費用請款單

立契約書人：

請款人：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿（以下簡稱請款人）

核准人：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿（以下簡稱核准人）

一、請款人資料

姓名：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿　部門：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿　日期：民國＿＿＿年＿＿月＿＿日

二、費用明細

  1. ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿　金額新台幣＿＿＿＿元　憑證＿＿張

  1. ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿　金額新台幣＿＿＿＿元　憑證＿＿張

合計：新台幣＿＿＿＿＿＿元整

三、事由

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

四、給付方式

□ 匯款（帳號：＿＿＿＿＿＿）　□ 現金

此致

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

中華民國＿＿＿年＿＿月＿＿日

請款人簽名（尚未簽名）
核准人簽名（尚未簽名）

費用請款單撰寫注意事項

這份文件的定位與使用時機

費用請款單是員工、合作方或外部人員「先自己墊付、再向公司請款」時填的單據。差旅交通、客戶餐敘、採購小額耗材、代付快遞或行政規費，都是最常見的情境。它看起來只是行政表格，但在會計與稅務上，它是商業會計法第 15 條所說的「原始憑證」的一環：發票或收據證明「錢付給了誰」，請款單則證明「為什麼公司要付這筆錢、誰核准的」。兩者合在一起，這筆支出才能被認列為營業費用。

它與相近文件的界線要分清楚。如果是公司對外收款，用的是 收據，方向相反。如果是承攬廠商完成工作後請領報酬，那是履約款而不是費用核銷，應該依契約與 驗收單 請款，廠商要開立發票給公司。如果是接案者向業主請款，依據是 自由接案合作契約書 裡的付款條件，不是請款單。這份範本針對的是「代墊費用的核銷」，金額通常不大、但頻率高，所以格式要標準化，讓每一張都能通過會計與稅務查核。

範本是一般實務版本，四條加簽核欄。小公司可以直接用，規模稍大的公司通常會在這個基礎上加預算科目、成本中心、專案代號等欄位。

法規依據與市場現況

相關法條條文重點對這份文件的影響
商業會計法第 15 條會計憑證分原始憑證（證明會計事項經過）與記帳憑證（證明處理人員責任）請款單加上附的發票收據，就是這筆支出的原始憑證
商業會計法第 19 條對外會計事項應有外來或對外憑證；原始憑證無法取得時，應以事實及金額製作憑證，經負責人或指定人員簽章沒發票時不是不能報，而是要補「事實及金額」的說明並經核准人簽章
商業會計法第 38 條各項會計憑證應於年度決算程序辦理終了後至少保存五年；帳簿與財務報表至少保存十年請款單與附件至少保存五年
營利事業所得稅查核準則第 67 條費用及損失未取得原始憑證或憑證不符者不予認定；取得小規模營利事業普通收據者，全年累計不得超過核定製造費用及營業費用總額千分之三十普通收據可以報，但有年度總額上限
稅捐稽徵法第 44 條應自他人取得憑證而未取得，就查明認定之總額處百分之五以下罰鍰，最高不得超過新臺幣一百萬元該拿發票沒拿，即使誠實入帳、獲核實認定費用，公司仍會被罰
民法第 546 條受任人因處理委任事務支出之必要費用，委任人應償還並付自支出時起之利息員工或受託人代墊費用，公司有償還義務
電子簽章法第 4 條電子文件及電子簽章符合本法規定者，功能上等同實體文件及簽章線上簽核的請款單與紙本同等效力

市場現況方面，代墊費用核銷是每家公司每個月都在做的事，糾紛不常上法院，但常在兩個地方出問題：一是稅務查核，國稅局查營利事業所得稅時最常剔除的就是「事由不清、憑證不符、私人消費混入」的費用，剔除後公司要補稅，有時還會依稅捐稽徵法第 44 條處罰；二是勞資爭議，員工離職時主張公司積欠代墊款，公司卻拿不出當初核准或拒絕的紀錄。這兩個問題的共同解法就是：每一筆代墊都有一張填完整、有核准簽名、附齊憑證的請款單。

逐條撰寫注意事項

抬頭與當事人

範本抬頭是「請款人」與「核准人」。請款人是墊錢的人，核准人是有權核准這筆支出的主管或負責人。核准人不要寫部門名稱，要寫具體的人名與職稱，因為稅務查核時會看「誰核准的、他有沒有權限」。如果公司有分層核決（例如五千元以下主管核准、以上總經理核准），核准人欄要填對層級的人。請款人如果不是員工而是外部合作方，要加上身分證字號或統一編號，因為公司付款時要開立所得資料。

常見寫錯：核准人寫「財務部」。改法：「核准人：陳○○（財務經理）」。

一、請款人資料

姓名、部門、日期三個欄位都要填。日期是「填單日期」，不是消費日期，消費日期會在費用明細裡逐筆列。部門對應公司的成本歸屬，會計要靠它分攤費用到正確的科目或專案。實務上建議在這條加上「員工編號」或「匯款帳戶」，讓會計不必再另外查。如果是外部人員代墊，「部門」欄改填「合作專案名稱」。

常見寫錯：日期填消費當天，但單子是兩週後才填的。改法：日期填實際填單日，消費日期在明細裡寫。

二、費用明細

這是稅務查核的重點。每一筆要寫「項目、金額、憑證張數」，項目要寫到能看出商業目的，例如「115/3/5 拜訪○○客戶高鐵票（台北往返台中）」而不是「交通費」；「115/3/8 與○○公司採購經理餐敘（3 人）」而不是「餐費」。憑證張數要跟實際附件一致，會計收單時會逐張核對。

憑證種類要對：向營業人購買貨物或勞務，原則上要取得統一發票（公司名稱與統一編號要打在發票上）；只有小規模營業人才能用普通收據，而且依營利事業所得稅查核準則第 67 條，普通收據全年累計有核定費用總額千分之三十的上限。大眾運輸（台鐵、公車、捷運）與計程車依財政部的規定可以用出差人的證明代替票根，高鐵則要票根或購票證明。買不到發票的支出（例如給付外籍人士的規費）依商業會計法第 19 條要以事實與金額製作憑證並經核准人簽章。

海外出差的憑證多半是外文收據，會計與稅務查核都接受，但要在項目旁註明幣別、金額與換算匯率（依付款當日銀行牌告或信用卡帳單的匯率），並把主要品名簡單翻譯成中文；用信用卡付款的，附上刷卡帳單那一頁對應的交易明細，讓憑證、帳單、請款單三者能對得起來。

合計金額要自己加總一次再填。範本只預留兩行，項目多時另附明細表，並在這條寫「詳如附件明細表，合計新台幣○元整」。

常見寫錯：「餐費 3,500 元，憑證 1 張」。改法：「115/3/8 與○○公司採購經理及其同仁餐敘（共 3 人，洽談第二季供貨），金額新台幣 3,500 元，統一發票 1 張（已打公司統編）」。

三、事由

事由是「這筆錢為什麼是公司該付的」。稅務上要能看出「營業必要性」，所以寫法是「為了什麼業務目的、產生了什麼結果」，例如「為爭取○○客戶第二季訂單，拜訪客戶並進行提案」。如果是專案支出，寫專案名稱與編號。事由與費用明細的項目要能互相對得上，不要明細寫客戶餐敘、事由寫員工聚餐。

常見寫錯：「業務需要」四個字。改法：「115 年 3 月拜訪台中○○客戶提案，爭取第二季供貨訂單所生之交通與餐敘費用」。

四、給付方式

匯款或現金二選一。匯款要填帳號，建議寫到銀行名稱與分行，會計付款時才不會弄錯；現金給付則請款人領款時要在單上簽收，否則日後可能爭執「錢有沒有拿到」。如果公司先前有預借差旅費給請款人，這條要寫「沖轉○月○日預借款新台幣○元，餘額○元以匯款給付」或「應退還公司○元」，讓預借與核銷在同一張單上結清。公司習慣上會固定一個核銷週期（例如每月 5 日前送單、15 日匯款），可以在這條加上「預計付款日」。

常見寫錯：勾匯款但帳號空白。改法：「匯款（○○銀行○○分行，帳號 ○○○○○○）」。

此致、日期與簽名欄

「此致」後面填公司全名。文末日期填送單日期。範本最後兩個簽名欄直接標示「請款人」與「核准人簽名」。請款人簽名代表「我確認上述支出屬實、憑證真實」，核准人簽名代表「我同意公司支付」，兩者缺一不可。規模較大的公司會再加一個「會計覆核」欄，確認憑證與科目無誤後才付款，這可以自行增加。

常見錯誤與風險對照表

常見寫法會出什麼問題建議改成
項目只寫「交通費」「餐費」看不出商業目的，稅務查核可能剔除寫日期、對象、目的，例如「拜訪○○客戶高鐵票」
發票沒打公司統編進項稅額無法扣抵，憑證也可能被認定不符消費時請店家打公司統編
大量使用普通收據超過核定費用總額千分之三十的部分不予認定優先取得統一發票，收據留給小規模營業人
私人消費混入（家人餐費、個人購物）剔除補稅，員工也可能涉及不實請款只報與業務相關的支出
事由寫「業務需要」無法證明營業必要性寫具體業務目的與結果
核准人欄空白或寫部門名無法證明支出經有權人核准填核准人姓名與職稱並親簽
憑證張數與附件不符會計退件，或事後被質疑補件送單前逐張核對
現金給付沒簽收員工事後主張沒拿到錢領款時在單上簽收並註明日期

簽署與保存實務

請款單不需要見證人或印鑑，請款人與核准人親簽即可；有些公司會要求核准人蓋職章，這是內控慣例不是法律要求。份數通常一份，由會計連同原始憑證一起歸檔，請款人自己留影本或電子檔。保存期限依商業會計法第 38 條，會計憑證要在年度決算程序辦理終了後至少保存五年，實務上多數公司保存七年以上，因為依稅捐稽徵法第 21 條，稅捐核課期間一般為五年，未申報或故意逃漏者為七年。

線上簽核已經是多數公司的做法。依 2024 年修正的電子簽章法第 4 條，電子文件與電子簽章符合法定要件者，功能上等同實體文件與簽章，電子請款單加上掃描或拍照的憑證，稅務上同樣可以作為原始憑證的一部分，但要注意發票正本仍應保存（電子發票則保存電子檔即可）。用秒簽把請款單寄給核准人簽核，簽完雙方各拿 PDF 與簽署證明，會計歸檔時多了一份「誰在什麼時候核准」的紀錄，比紙本簽名更容易追溯。

常見問題 Q&A

Q：沒有發票只有收據可以報嗎？A：可以，但有限制。只有小規模營業人（例如免用統一發票的攤販、小店）開的普通收據可以直接認列，而且依營利事業所得稅查核準則第 67 條，全年累計不得超過核定製造費用與營業費用總額的千分之三十。如果對方本來就該開發票卻沒開，公司即使已誠實入帳並提出支付證明而獲核實認定費用，仍可能依稅捐稽徵法第 44 條被處未取得憑證總額百分之五以下的罰鍰（稽徵機關發現前自行揭露者免罰）。

Q：代墊款多久要付？A：法律上依民法第 546 條，委任人應償還受任人支出的必要費用並付自支出時起的利息，所以公司沒有拖延的權利。實務上多數公司訂每月固定核銷週期，例如月底前送單、次月 10 日前付款，把週期寫在公司內規或請款單上，雙方都有依據。

Q：搭計程車、捷運沒有發票怎麼報？A：依財政部稅務入口網的說明，火車、汽車、大眾捷運與一般計程車車資可以用出差人（經手人）的證明為憑，也就是在請款單上把日期、起訖地點、金額寫清楚並簽名即可；高鐵要附票根或購票證明；包租計程車要車行證明。

Q：請客戶吃飯的費用一定要寫客戶名字嗎？A：建議寫，至少寫公司名稱與洽談事項。交際費在稅務上有限額，而且查核時最常被問「請誰、為什麼」。寫得出對象與目的，才能證明是營業必要支出而不是私人聚餐。

Q：員工離職了還有代墊款沒報，公司可以不付嗎？A：不行。代墊款是員工替公司墊付的必要費用，離職不影響請求權。公司應請員工補齊請款單與憑證後照常核銷；如果公司拒付，員工可以依民法第 546 條請求，通常在離職結算時一併處理。

Q：外部合作方（不是員工）代墊費用，用這張單可以嗎？A：可以，把「部門」欄改填專案名稱，並補上合作方的身分證字號或統一編號。要注意的是，如果代墊款與勞務報酬一起請領，會計要分開處理：代墊款憑實報實銷、不算所得，勞務報酬則要開立所得資料並可能扣繳。

相關範本

  • 收據：公司對外收到款項時開立，方向與請款單相反。
  • 驗收單：承攬廠商完成工作後的驗收紀錄，廠商憑此開發票請領尾款，不是費用核銷。
  • 自由接案合作契約書：接案者向業主請款的依據是契約付款條件，不是內部請款單。
  • 公司財物借用同意書：員工代購設備歸公司所有時，一併建立財物紀錄。
  • 勞動契約書：可以在契約或工作規則裡把費用核銷週期與規則寫進去。
  • 報價確認單：代墊採購金額較大時，先讓核准人確認報價再採購，避免事後不核銷。

資料來源

常見問題

沒有發票只有收據可以報嗎？

視公司規定與稅務處理。營業事業所得稅認列有憑證要求，建議統一以發票為原則。

代墊款多久要付？

法律沒有明文，建議公司內規定明確期限，例如核准後十個工作日內。

本範本依中華民國法律之一般實務撰寫，供一般商務情境參考使用，不構成法律意見。個案情況差異大，重要或高金額的合約建議先請律師確認條款。