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人事勞務

公司財物借用同意書範本

配發筆電、手機、車輛給員工時簽

什麼時候會用到

配發筆電、手機給員工時，最常出問題的是離職時要不要還、壞了誰賠。先簽一份借用同意書，比離職當天才討論省事得多。

該寫哪些內容，最常漏掉什麼

列出序號與交付時狀況

沒有序號就無法特定是哪一台；沒有狀況紀錄就無法判斷損壞責任。

不得從工資直接扣抵

勞動基準法第二十二條規定工資應全額給付。員工損壞公司財物，應另循求償途徑，不能逕自扣薪。

寫明離職時的返還義務

包含返還期限與未返還的處理方式。

公司財物借用同意書全文

下面就是按下按鈕後會在編輯器裡開啟的內容，一字不差。底線處可直接在產品裡填寫。

公司財物借用同意書

立契約書人：

公司：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿（以下簡稱公司）

員工：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿（以下簡稱員工）

一、借用物品

品名：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿　序號：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿　交付時狀況：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

二、借用期間

自民國＿＿＿年＿＿月＿＿日起至離職日或公司另行通知收回之日止。

三、使用規範

限因執行職務使用，不得轉借他人、不得安裝未經許可之軟體、不得用於違法用途。

四、毀損與遺失

因故意或重大過失致毀損、遺失者，員工負賠償責任；自然耗損不在此限。公司不得逕自從工資扣抵（勞動基準法第二十二條）。

五、返還

離職時應於最後工作日前返還；未返還者公司得依法請求返還或賠償。

公司簽名（尚未簽名）
員工簽名（尚未簽名）

公司財物借用同意書撰寫注意事項

這份文件的定位與使用時機

公司財物借用同意書是公司把筆電、手機、車輛、門禁卡、工具等財物交給員工使用時簽的文件。它要解決的問題非常具體：交付時是什麼狀態、員工可以怎麼用、壞了或不見了誰負責、離職時要不要還。這些問題在配發當天看起來都很小，但到了離職那天、或設備真的摔壞的那天，如果沒有一份雙方都簽過的紀錄，就是各說各話。

法律上這是民法的使用借貸關係（第 464 條）：公司無償把物交給員工使用、用完要還。但因為借用人是員工、用途是執行職務，勞動法規會疊上來限制公司的求償方式，最重要的是勞動基準法第 22 條與第 26 條：工資要全額給付、不能預扣工資作為賠償。所以這份同意書的第四條特別寫了「公司不得逕自從工資扣抵」，這不是對公司不利，而是把法律本來就有的限制寫明，避免公司做出違法的扣薪動作。

跟相近文件的分工：一次性交付文件、鑰匙、樣品給對方簽收，用物品簽收單就夠，那是證明「收到」，沒有使用規範與返還約定；把公司車借給員工私人使用或借給外部人士，責任分配不同，用車輛借用同意書；離職時的返還義務在辭職申請書的交接條款與自願離職切結書的結算確認裡會再出現一次，三份文件互相對應。

法規依據與市場現況

相關法條條文重點對這份文件的影響
民法第 464 條使用借貸是一方以物交付他方，約定他方無償使用後返還其物的契約這份同意書的基本性質；員工是借用人，公司是貸與人
民法第 468 條借用人應以善良管理人之注意保管借用物；違反致毀損滅失者負賠償責任，但依約定方法或物之性質使用致變更毀損者不負責任民法預設的注意標準較高；範本第四條把責任限縮在故意或重大過失、排除自然耗損，是對員工較寬的約定，實務上常見
民法第 470 條借用人應於期限屆滿時返還；未定期限者於依借貸目的使用完畢時返還；無法依目的定期限者，貸與人得隨時請求返還第二條「離職日或公司另行通知收回之日」有法源
勞動基準法第 22 條第 2 項工資應全額直接給付勞工，但法令另有規定或勞雇雙方另有約定者不在此限賠償金額不能直接從薪資扣，除非勞工事後個別同意
勞動基準法第 26 條雇主不得預扣勞工工資作為違約金或賠償費用同意書不能寫「毀損時自薪資扣抵」
就業服務法第 5 條第 2 項第 3 款雇主不得扣留求職人或員工財物或收取保證金配發設備時收「押金」有違反本款的風險
就業服務法第 67 條違反第 5 條第 2 項第 3 款規定者處 6 萬元以上 30 萬元以下罰鍰收保證金會被罰，且收到的保證金仍須返還
營業秘密法第 2 條營業秘密要件之一是所有人已採取合理保密措施第三條使用規範（不得轉借、不得裝未授權軟體）也是保密措施的一部分

市場面：勞動部 114 年 1 月公布的 112 年勞資爭議統計中，積欠工資 10,815 件占 42%，其中不少是離職結算時公司以「設備未還」「損壞賠償」為由扣發最後薪資引起的。另一方面，就業服務法第 5 條第 2 項第 3 款禁止收取保證金，違反者依第 67 條處 6 萬元以上 30 萬元以下罰鍰，收到的錢還是要還，所以「配發筆電先收兩萬押金」這種做法的風險遠大於它想防的損失。這份同意書的設計就是在這兩個限制之間找出公司能做的事：把狀態記清楚、把責任範圍寫明、離職時據以請求返還或依法求償。

逐條撰寫注意事項

立契約書人

公司寫登記全名，員工寫姓名與部門。如果設備是集團另一家公司的資產（例如母公司統一採購），出借方要寫資產所有權人，否則離職時請求返還的主體會有問題。

一、借用物品

範本要求填品名、序號、交付時狀況。這一條是整份文件的證據核心，三個欄位缺一不可。品名要到型號（「MacBook Pro 14 吋 2024 年款」而不是「筆電」）；序號要抄實際序號，這是日後證明「還的是這一台」的唯一方法；交付時狀況要寫外觀與功能（「全新未拆封」「機身右下角有刮痕約 1 公分，功能正常」），最好附照片。配件也要列：充電器、保護套、SIM 卡、鑰匙幾把。

多項設備建議用表格列，一行一件，每件都有序號與狀況。

常見錯誤：「借用物品：筆電一台」。沒有序號與狀況，離職時員工還一台舊機器公司也無法主張不是同一台；反過來，員工也無法證明刮痕是交付時就有的。改法：型號、序號、狀況、配件、照片。

二、借用期間

範本寫「自民國○年○月○日起至離職日或公司另行通知收回之日止」。這對應民法第 470 條：定有期限的到期還，未定期限的用完要還，無法依目的定期限的貸與人可隨時請求返還。「公司另行通知收回」讓公司保留調度設備的彈性（例如換新機、調職），「離職日」則把返還時點跟離職流程綁在一起。

如果是專案性質的借用（例如借相機三個月），可以改寫固定日期，到期不還再依第五條處理。

三、使用規範

範本先寫「限因執行職務使用」，再列三項禁止：不得轉借他人、不得安裝未經許可之軟體、不得用於違法用途。這一條有兩層意義。一是保護設備本身；二是保護公司的資訊安全與營業秘密，「不得轉借」「不得裝未授權軟體」都是營業秘密法第 2 條「合理保密措施」的一部分，跟員工保密同意書互相呼應。

建議依設備類型補充：手機可以加「公司得於離職時要求回復原廠設定」；車輛要加「駕駛人須持有效駕照、違規罰單由駕駛人負擔、發生事故應立即通知公司」；筆電可以加「公司資料應存放於公司指定系統，不得複製至私人裝置」。

常見錯誤：「員工應妥善使用」。太籠統，出事時無法判斷是否違反使用規範。改法：具體列出禁止事項。

四、毀損與遺失

範本寫「因故意或重大過失致毀損、遺失者，員工負賠償責任；自然耗損不在此限。公司不得逕自從工資扣抵（勞動基準法第二十二條）」。這一條有三個設計要點。

第一，責任標準是「故意或重大過失」。民法第 468 條的預設標準是善良管理人注意，也就是一般過失就要賠；範本刻意限縮到故意或重大過失，是因為員工是為了執行公司職務而使用設備，正常使用中的意外（例如出差途中被偷、正常操作下的故障）由公司承擔比較合理，這也是實務上多數公司的做法。公司可以依設備價值調整，但不建議寫成「任何毀損一律照價賠償」，那會讓員工不敢帶設備出門工作。

第二，「自然耗損不在此限」。電池衰退、鍵盤磨損、外觀正常使用痕跡不用賠，這是民法第 468 條第 2 項但書的精神。

第三，「不得逕自從工資扣抵」。這是勞基法第 22 條與第 26 條的要求，賠償金額要另外請求；如果員工同意從薪資扣，要在事發後另簽書面同意，不能在借用同意書裡預先概括同意。

實務上建議補寫賠償金額的計算方式，例如「依設備帳面殘值或同型號市價擇低者」，避免離職時為了一台三年舊筆電爭執賠新品價格。

常見錯誤：「毀損或遺失者，同意公司自當月薪資扣除設備原價」。違反第 26 條，扣了之後公司反而要補發工資並可能受罰。改法：照範本寫，賠償另行協商或請求。

五、返還

範本寫「離職時應於最後工作日前返還；未返還者公司得依法請求返還或賠償」。返還時建議做一份返還紀錄：日期、狀況、配件是否齊全，由雙方簽名，這就是借用關係的結束證明。「依法請求」的意思是走民法途徑（請求返還或損害賠償），不是扣薪、不是扣離職證明、不是扣勞保退保，這三件事公司都不能拿來當籌碼。

簽名欄

公司蓋章加負責人或資產管理人簽名，員工親簽。一式兩份，員工要留一份，因為離職時要對照「交付時狀況」，員工手上沒有副本就無法主張刮痕原本就有。

常見錯誤與風險對照表

常見寫法會出什麼問題建議改成
「配發設備需繳交押金 20,000 元」違反就業服務法第 5 條第 2 項第 3 款收取保證金，依第 67 條罰 6 萬至 30 萬元不收押金，以同意書與返還紀錄管理
「毀損時自薪資扣除」違反勞基法第 26 條，扣款無效且可罰賠償另行請求，員工事後個別書面同意才可從薪資扣
「借用物品：筆電一台」無序號無狀況，返還與賠償都無法舉證型號、序號、交付狀況、配件、照片
「任何毀損一律照原價賠償」未區分故意過失與自然耗損，員工難以接受也不符民法第 468 條但書故意或重大過失負責，自然耗損除外，賠償依殘值或市價
「未返還設備者，公司得暫扣最後薪資與離職證明」扣薪違反第 22 條、第 26 條；拒開離職證明違反第 19 條依民法請求返還或賠償，薪資與證明照常辦理
只有公司留存、員工沒有副本員工無法對照交付狀況，爭議時公司的紀錄也被質疑一式兩份或線上簽署各自取得 PDF
沒有返還紀錄，離職後才發現配件短少無法證明短少發生在借用期間離職當天做返還紀錄並雙方簽名

簽署與保存實務

不需要見證人或公證，公司蓋章、員工親簽即可。份數一式兩份，員工留一份；交付時的照片建議一起附在文件上或註明存放位置。

保存期限建議到設備返還後五年，理由是若有賠償爭議，民法一般請求權時效較長，五年內公司都可能需要拿出當初的借用紀錄；同時與勞基法第 23 條、第 30 條的五年保存期限對齊，人事檔案可以一起管理。返還紀錄要跟借用同意書放在一起，兩份合起來才是完整的借用歷程。

線上簽署有效。依電子簽章法第 4 條（113 年 5 月修正），電子文件與電子簽章符合規定者在功能上等同實體文件與簽章。設備配發通常是到職當天、人資最忙的時候，用秒簽寄出簽署連結、員工在手機上簽完，雙方各拿 PDF 與簽署證明，交付照片也可以事先放進文件裡，比紙本更方便。

實務上還建議公司維護一份資產台帳：每件設備的序號、目前借用人、借用日期、同意書編號、返還日期。同意書是單筆紀錄，台帳是總表，離職時人資看台帳就知道要收回什麼。

常見問題 Q&A

Q：員工弄壞筆電可以要求賠償嗎？A：依範本第四條，因故意或重大過失造成的毀損可以請求賠償，自然耗損與正常使用中的故障不行。例如把筆電帶去海邊進水、明知電池膨脹仍繼續使用導致燒毀，屬於重大過失；出差途中在飯店被偷、正常操作下硬碟壞掉，通常不是。賠償金額建議依設備殘值或同型號市價擇低計算，並且要另外請求，不能從薪資扣。

Q：可以押金嗎？A：不建議。就業服務法第 5 條第 2 項第 3 款禁止雇主扣留員工財物或收取保證金，第 67 條的罰鍰是 6 萬元以上 30 萬元以下。配發設備收押金很可能被認定為保證金。公司要防的風險（設備不還、損壞），用序號紀錄、返還流程與依法求償來處理就夠了。

Q：員工離職時不還設備，公司可以扣最後薪資嗎？A：不行。勞基法第 22 條要求工資全額給付、第 26 條禁止預扣工資作為賠償，離職證明依第 19 條也不得拒絕開立。正確做法是：書面催告返還並留下紀錄，仍不還就依民法第 470 條請求返還，或依第 468 條請求損害賠償；金額不大可以走小額訴訟或鄉鎮市調解。

Q：員工用公司筆電處理私事，算違反使用規範嗎？A：範本第三條寫「限因執行職務使用」，嚴格說是違反。但實務上偶爾查個私人信件不會有人追究，公司真正要管的是安裝未授權軟體、下載來路不明檔案、把公司資料複製到私人雲端這類影響資安的行為。建議在使用規範裡把紅線列清楚，其他的靠工作規則與資安政策處理。

Q：設備是公司出借還是「配發給員工」，有差別嗎？A：有。同意書用「借用」的字眼，所有權明確在公司，離職要還。有些公司用「配發」「贈與」的說法（例如入職禮手機），那就變成員工的財產，離職不用還。文件標題與第一條的用語要跟公司的意思一致，不要嘴上說送、文件上寫借。

Q：車輛借用要另外注意什麼？A：三件事：駕駛人要有有效駕照、公司要確認保險（強制險與任意險的被保險人與駕駛人範圍）、違規罰單與事故責任的分配要寫清楚。範本是通用版，車輛建議在第三條補充這些內容，或改用專門的車輛借用同意書。

相關範本

  • 物品簽收單：一次性交付文件、樣品、鑰匙只需要證明收到時用它，不涉及使用規範與返還。
  • 車輛借用同意書：把車借給員工私用或借給外部人士，責任與保險分配不同時用這份。
  • 員工保密同意書：設備裡的資料屬於機密時，兩份文件的使用規範與保密義務互相對應。
  • 辭職申請書：離職交接條款裡「繳回公司財物」對應的就是這份同意書列的物品。
  • 自願離職切結書：離職結算時確認已完成交接並繳回財物。

資料來源

常見問題

員工弄壞筆電可以要求賠償嗎？

因故意或過失致損壞者可以請求賠償，但不得直接從工資扣除，且一般使用的自然耗損不應由員工負擔。

可以押金嗎？

不建議。勞動基準法第二十六條禁止雇主預扣工資作為違約金或賠償費用。

本範本依中華民國法律之一般實務撰寫，供一般商務情境參考使用，不構成法律意見。個案情況差異大，重要或高金額的合約建議先請律師確認條款。