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人事勞務

錄取通知書範本

決定錄取後發給應徵者，載明條件避免報到爭議

什麼時候會用到

口頭說「你錄取了」之後最常見的糾紛，是報到當天才發現薪資、職稱或到職日跟當初講的不一樣。錄取通知書把條件固定下來，對雙方都是保護。

該寫哪些內容，最常漏掉什麼

薪資要寫清楚是月薪還是時薪

只寫數字不寫制度，加班費與請假扣薪的算法就會各說各話。

試用期不是法外空間

勞動基準法沒有試用期的特別規定。試用期間的工資、勞健保、資遣預告都與正式任用相同，寫進通知書可以避免誤會。

設回覆期限

沒有期限就會一直懸著，你不敢找下一個人，對方也不急著回。

錄取通知書全文

下面就是按下按鈕後會在編輯器裡開啟的內容，一字不差。底線處可直接在產品裡填寫。

錄取通知書

茲通知台端經本公司甄選錄取，相關條件如下：

一、職務

職稱：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿　部門：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿　工作地點：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

二、報到日

民國＿＿＿年＿＿月＿＿日　報到地點：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

三、薪資

□ 月薪新台幣＿＿＿＿＿＿元整　□ 時薪新台幣＿＿＿＿元整，於每月＿＿日發放。

四、試用期

自到職日起＿＿個月。試用期間之工資、勞健保及相關勞動條件與正式任用相同。

五、回覆期限

請於民國＿＿＿年＿＿月＿＿日前回覆是否接受，逾期視為放棄。

此致

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

中華民國＿＿＿年＿＿月＿＿日

公司簽名（尚未簽名）
應徵者簽名（尚未簽名）

錄取通知書撰寫注意事項

這份文件的定位與使用時機

錄取通知書（offer letter）是公司決定錄取某位應徵者之後、正式簽勞動契約之前，用來把「我們打算用什麼條件請你來」固定下來的文件。它的用途很單純：讓應徵者在報到前就知道職稱、部門、工作地點、到職日、薪資與試用期，並在期限內回覆是否接受。實務上最常見的報到爭議，就是口頭面談時講的薪資、職稱跟報到當天人資給的契約不一樣，錄取通知書就是為了把這段落差堵起來。

它跟勞動契約書的分工是：錄取通知書先發、內容較精簡，只講核心條件；到職當天再簽完整的勞動契約，把工時、假別、保險、終止契約等勞基法要求的事項寫齊。如果對方是工讀生或兼職，到職時改簽部分工時勞動契約。若公司希望在報到當天一併處理機密保護，可以搭配員工保密同意書一起簽。

一個常見誤解是「錄取通知只是禮貌性的通知，不算數」。實務上通常不是這樣：錄取通知書載明條件、應徵者在期限內回覆接受，雙方就已經對僱傭關係的主要內容達成合意，公司事後單方面調降薪資或取消錄取，可能要負契約責任。所以這份文件雖然短，寫的每一個數字都要當真。

法規依據與市場現況

錄取通知書本身在勞動基準法裡沒有專門條文，但它承諾的內容全部會被勞基法與相關法規檢驗。下表是寫這份文件時最直接會碰到的規定：

相關法條條文重點對這份文件的影響
民法第 482 條僱傭是一方在一定或不定期限內為他方服勞務、他方給付報酬的契約錄取通知列出的職務、薪資、到職日，就是僱傭契約的核心要素；對方回覆接受即可能成立契約
勞動基準法第 21 條工資由勞雇雙方議定，但不得低於基本工資通知書上的月薪或時薪不能低於當年度公告數字
勞動基準法第 9 條有繼續性工作應為不定期契約；臨時性、短期性、季節性、特定性工作才能定期試用期不等於定期契約，通知書不要把試用期寫成「三個月定期契約」
勞動基準法第 11 條、第 12 條雇主終止契約必須有法定事由試用期內要終止，實務上仍以勞基法為底線，通知書不能寫「試用期間公司得隨時解僱」
勞動基準法第 15-1 條最低服務年限約定需雇主提供專業技術培訓費用或合理補償，年限並應在合理範圍內（法條未定固定年數上限）若通知書要求「至少服務三年」卻沒有對價，該約定無效
就業服務法第 5 條雇主不得以種族、年齡、性別、婚姻、容貌、星座、血型等為由歧視求職人錄取通知與不錄取通知都不要提到與工作無關的個人特徵
性別平等工作法第 7 條、第 11 條招募、進用、離職不得因性別或性傾向有差別待遇；不得約定結婚、懷孕即離職通知書不得附帶「懷孕即自動離職」之類條件

市場面的背景值得知道一下。勞動部最低工資審議會於 114 年 9 月 26 日決議、經行政院核定，自 115 年 1 月 1 日起最低工資調整為每月新台幣 29,500 元、每小時 196 元，調幅 3.18%，是連續第 10 年調漲，預估約 247 萬名勞工受惠（來源見文末勞動部新聞稿）。這代表每年一月都有一批公司的錄取通知書因為沿用去年的數字而低於法定標準。另外，勞動部在 114 年 1 月公布的統計指出，112 年勞資爭議共 25,731 件，其中積欠工資 10,815 件（42%）、資遣費 6,238 件（24%），兩者合計超過六成；「一開始講好的薪資跟實際給的不一樣」正是工資爭議中相當典型的起點。錄取通知書把數字寫清楚，就是在源頭減少這類爭議。

逐條撰寫注意事項

抬頭與當事人

範本開頭是「茲通知台端經本公司甄選錄取」，這裡的「台端」就是應徵者。建議在通知書最上方或此致欄位寫出應徵者全名，不要只寫「先生／小姐」，避免同名或多位錄取者的通知寄錯。公司名稱要用登記全名（例如「○○股份有限公司」），不要只寫品牌名，因為將來勞健保投保單位、薪資轉帳戶名都會對到這個名稱。若是集團內多家公司，要寫清楚實際僱用的是哪一家。

一、職務

這一條要填職稱、部門、工作地點。職稱建議跟未來勞動契約與名片一致，不要在通知書寫「行銷專員」、報到後變成「行銷助理」。工作地點寫到縣市與辦公室地址即可，但如果公司預期會有外派或輪調，這裡就要先寫「主要工作地點為○○，公司得依勞動基準法第 10-1 條調動五原則安排」，否則日後調動容易被質疑。

常見錯誤：只寫「依公司安排」。這種寫法讓應徵者無法判斷通勤成本，也讓公司日後想調動時失去「當初已告知」的依據。改法：「工作地點：台北市○○區○○路○號（本公司總部）」。

二、報到日

寫民國年月日與報到地點。若到職日還沒完全確定（例如對方要先跟原公司辦離職），可以寫「預定民國○年○月○日，雙方得以書面合意調整」。報到地點與職務工作地點不同時要分開寫，例如第一週在總公司訓練、之後派駐分公司。

有一個實務細節：到職日決定勞保、健保、勞退的生效日。勞工職業災害保險及保護法第 12 條要求投保單位在勞工到職當日辦理投保，所以人資要在到職日前就把資料備妥，通知書上的日期不要含糊。

三、薪資

範本設計成勾選「月薪」或「時薪」，這是刻意的：兩者對應不同的加班費、假日工資計算方式，混寫會出問題。月薪制要寫「月薪新台幣○○元整」，並確認不低於當年度最低工資；如果薪資結構包含本薪、伙食津貼、職務加給等，建議在通知書就分項列出，因為這些項目日後在計算加班費、資遣費的「平均工資」時都會被算進去。時薪制則寫每小時金額，同樣不得低於公告的時薪標準。

發薪日要寫具體日期（例如「每月 5 日」），勞動基準法第 23 條規定工資每月至少定期發給二次，但勞雇雙方另有約定按月給付者不在此限；實務上多數公司採每月一次，在通知書寫明即可。

常見錯誤：「薪資面議」「年薪○○萬（含年終）」。前者等於沒寫；後者把不確定的年終獎金包進去，應徵者會以為每個月都能拿到十二分之一，日後年終縮水就成了爭議。改法：「月薪新台幣 42,000 元整（含本薪 40,000 元、伙食津貼 2,000 元），年終獎金另依公司當年度營運狀況及考核發給」。

四、試用期

範本寫「試用期間之工資、勞健保及相關勞動條件與正式任用相同」，這一句非常重要，也是很多公司做錯的地方。勞動基準法沒有「試用期」的專門規定，實務上允許約定試用，但試用期不是法外空間：試用期間仍然要投保勞健保、提繳勞退、依法給加班費，試用期滿也不能片面降薪。

試用期長短法律沒有硬性上限，實務上常見一到三個月。建議寫清楚「自到職日起○個月」，避免寫「三至六個月視表現延長」這種不確定的寫法，如果真的需要延長，屆時另以書面合意。

常見錯誤：「試用期間薪資為正式薪資之 80%」或「試用期滿經考核合格始正式錄用，未合格者不另通知」。第一種只要打折後仍高於最低工資，法律上不當然無效，但要在通知書寫明兩段薪資與轉正條件，否則很容易被認定為片面減薪；第二種寫法會讓應徵者以為試用不合格公司可以直接走人，但實務上試用期終止仍會被檢驗是否有勞基法第 11 條或第 12 條的事由，以及是否依第 16 條預告。改法：「試用期自到職日起三個月，試用期間各項勞動條件與正式任用相同」。

五、回覆期限

給對方一個明確的日期回覆是否接受，並寫明「逾期視為放棄」。這一條的功能是讓公司知道什麼時候可以往下一位候選人走。期限實務上通常給三到七天；給太短會讓對方來不及跟原公司談離職，給太長則公司的人力規劃卡住。

建議同時寫「回覆方式」：以電子郵件、線上簽署或書面回覆均可。用線上簽署的好處是回覆時間與內容都有紀錄，不會出現「我明明有回信」的爭執。

此致、日期與簽名欄

「此致」後面填應徵者姓名；日期填發出通知書的當天。範本簽名欄直接標示「公司」與「應徵者簽名」，公司這邊由有權代表人或人資主管簽署，應徵者簽名即表示接受。如果應徵者只是收到但還沒決定，可以先不簽、在期限內回覆即可；一旦簽了，就是接受錄取條件的意思表示。

常見錯誤與風險對照表

常見寫法會出什麼問題建議改成
「薪資面議，報到後另行告知」等於沒有固定條件，報到當天談不攏就是糾紛的開始寫出具體月薪或時薪，分項列本薪與津貼
「年薪 60 萬」應徵者會把年終、獎金當保證薪資，日後縮水即爭議寫月薪，年終與獎金另註明發放條件
「試用期三個月，期間公司得隨時終止」試用期終止仍受勞基法第 11 條、第 12 條與第 16 條約束，這句話給不了公司額外權利，反而顯得違法「試用期三個月，勞動條件與正式任用相同」
「試用期不投保勞健保，轉正後補辦」違反勞工保險條例、健保法與勞退條例，主管機關可裁罰並追繳到職當日即投保與提繳
「應徵者須服務滿三年，否則賠償訓練費 20 萬」未符合勞基法第 15-1 條要件（雇主提供專業培訓費用或合理補償），約定無效若真的有培訓投資，另簽最低服務年限約定並載明培訓費用
沿用去年通知書的薪資數字一月起可能低於新公告的最低工資，違反勞基法第 21 條每年一月更新範本，核對勞動部公告
通知書只寫「先生／小姐」，未寫全名多位候選人時寄錯、對方也難證明自己是被錄取者抬頭與此致欄均寫應徵者全名

簽署與保存實務

錄取通知書不需要見證人，也不需要蓋公司大小章才生效；公司負責人或授權的人資主管簽名即可，但很多公司習慣蓋公司章，這樣做並無不可。份數上建議一式兩份，公司與應徵者各留一份，因為到職後若對薪資或職稱有爭議，這份文件就是雙方最早的合意證據。

保存期限沒有法定要求，但實務上建議至少保存到該員工離職後五年，與勞動基準法第 23 條工資清冊、第 30 條出勤紀錄的五年保存期限對齊，這樣勞動檢查或勞資爭議時能一次調出整套資料。

線上簽署完全可以。依電子簽章法第 4 條（113 年 5 月修正），符合規定的電子文件與電子簽章在功能上等同於實體文件與簽章，不得僅因其為電子形式而否認法律效力。實務上用秒簽把錄取通知書寄給應徵者，對方在手機上簽完，雙方各拿到 PDF 與簽署證明，回覆時間也自動留下紀錄，比 email 往返更容易證明「何時接受」。

一個小提醒：如果公司用 email 寄通知書、對方用 email 回「我接受」，法律上同樣可以成立合意，只是日後要證明時得把整串信件、寄件時間都找出來，比較麻煩。

常見問題 Q&A

Q：錄取通知書有法律拘束力嗎？公司發了之後可以反悔嗎？A：實務上通常認為，公司發出載明條件的錄取通知、應徵者在期限內回覆接受，雙方就已對僱傭契約的主要內容達成合意。公司事後取消錄取或調降條件，可能要負契約上的責任，包括應徵者因辭掉原工作所受的損失。所以發通知前要先確認預算與職缺都已核准，不要把錄取通知當成「先卡人」的工具。

Q：可以只用 email 通知錄取嗎？A：可以。錄取通知不是法定要式文件，email、紙本、線上簽署都有效。差別在舉證：email 往返要保存整串信件與時間戳記；線上簽署則會自動產生簽署紀錄與 PDF，對雙方都比較省事。不論用哪種方式，內容都要寫到職稱、薪資、到職日、試用期這幾個核心項目。

Q：試用期可以給比較低的薪資嗎？A：法律沒有禁止試用期薪資與正式薪資不同，但兩個數字都不能低於最低工資，而且要在通知書上寫清楚「試用期薪資○○元，試用期滿經考核通過後調整為○○元」。如果通知書只寫一個數字、到職後才說試用期打八折，就會構成片面減薪。多數公司的做法是試用期與正式期薪資相同，這也是範本預設的寫法。

Q：應徵者接受錄取後又不來報到，公司可以求償嗎？A：理論上可以主張契約責任，但實務上很少這樣做，因為損害難以證明、金額通常不高。比較務實的做法是在回覆期限後、到職日前，再以電話或訊息確認一次到職意願，並準備備選人選。通知書上不建議寫「未報到者賠償○○元」，這種懲罰性條款容易引起反感，法律上也未必站得住。

Q：通知書上要不要寫工時、假別、加班費這些項目？A：不一定要。錄取通知書的定位是把核心條件講清楚，工時、假別、保險、終止契約等勞基法規定事項，到職時簽的勞動契約書會完整處理。但如果職務有特殊的工作時間安排（例如輪班、需要假日出勤），建議在通知書先講明，讓應徵者在接受前就知道。

Q：可以在錄取通知書要求應徵者提供良民證、健康檢查報告嗎？A：可以要求，但要與工作性質有關，並且要注意就業服務法第 5 條對於招募歧視與個人資料蒐集的限制。例如需要接觸兒童或大額現金的職務要求無犯罪紀錄證明，屬於合理；但要求所有職務都提供，或以健康檢查結果中與工作無關的項目拒絕錄取，就可能有問題。

相關範本

  • 勞動契約書：應徵者報到當天，把錄取通知的條件擴寫成完整的勞動契約，含工時、假別、保險與終止契約。
  • 部分工時勞動契約：錄取的是工讀生或兼職人員時，到職改簽這份，時薪與排班方式寫法不同。
  • 員工保密同意書：職務會接觸客戶名單、原始碼或成本結構時，報到當天與勞動契約一起簽。
  • 在職證明書：員工到職後申請貸款、租屋需要證明時，由公司依這份開立。
  • 無前科切結書：職務性質確有需要時，可請應徵者於報到前簽署。

資料來源

常見問題

錄取通知有法律拘束力嗎？

應徵者承諾後即成立勞動契約的預約。無正當理由撤回錄取，可能要負損害賠償責任。

可以只用 email 通知嗎？

可以，但建議取得對方明確回覆。用簽署連結讓對方簽一份，雙方都有憑據。

本範本依中華民國法律之一般實務撰寫，供一般商務情境參考使用，不構成法律意見。個案情況差異大，重要或高金額的合約建議先請律師確認條款。