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人事勞務

員工懲處通知書範本

書面記錄違規事實與改善要求

什麼時候會用到

要以「不能勝任工作」或「違反工作規則情節重大」終止契約，雇主必須舉證。書面懲處通知是建立這條證據鏈最基本的一環——沒有紀錄，事後的解僱幾乎都站不住。

該寫哪些內容，最常漏掉什麼

事實要寫得可查證

時間、地點、經過、影響。寫「態度不佳」無法舉證，寫「某日未依規定完成交接致客戶投訴」才可以。

指明違反的條文

要對應到工作規則或勞動契約的具體條款。沒有依據的懲處本身可能違法。

給改善期與申訴管道

解僱前的改善程序是實務上的重要考量。給了機會仍未改善，後續處理才有正當性。

員工懲處通知書全文

下面就是按下按鈕後會在編輯器裡開啟的內容，一字不差。底線處可直接在產品裡填寫。

員工懲處通知書

茲就台端下列行為予以懲處：

一、事實

時間：民國＿＿＿年＿＿月＿＿日　地點：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

事實經過與影響：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

二、違反規定

違反本公司工作規則第＿＿條：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

三、懲處

□ 口頭警告　□ 書面警告　□ 記過　□ 其他＿＿＿＿＿＿

四、改善要求

請於民國＿＿＿年＿＿月＿＿日前改善。再犯者，本公司得依工作規則及勞動基準法規定處理。

五、申訴

台端如有不同意見，得於收受本通知後七日內以書面提出申訴。

此致

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

中華民國＿＿＿年＿＿月＿＿日

公司簽名（尚未簽名）
員工簽名（尚未簽名）

員工懲處通知書撰寫注意事項

這份文件的定位與使用時機

員工懲處通知書是雇主對員工的違規行為做成書面紀錄、告知懲處內容並要求改善的文件。它平常看起來只是管理工具，但真正的價值在事後：雇主如果要依勞動基準法第 11 條第 5 款「不能勝任工作」資遣，或依第 12 條第 1 項第 4 款「違反勞動契約或工作規則情節重大」解僱，法院會要求雇主證明兩件事：違規事實確實存在，以及雇主已經用過比較輕的手段（警告、改善期）仍無效。書面懲處通知就是這條證據鏈最基本的一環，沒有紀錄的解僱幾乎都站不住。

跟相近文件的分工：出勤異常（遲到、早退、忘打卡）的單純補正，用出勤異常處理單就好，那份是紀錄事實，不涉及懲處；累積多次出勤異常要正式處理時，才進到懲處通知書。懲處後仍無改善、決定終止契約時，資遣用資遣通知書，這份通知書會成為資遣事由的附件。至於懲處的依據，是公司的工作規則或勞動契約，勞基法第 70 條要求三十人以上的公司訂立工作規則並報主管機關核備，通知書第二條要引用的就是它；勞動契約的紀律條款則在勞動契約書裡。

這份文件的語氣要冷靜、具體、可查證。它不是用來表達不滿的，而是用來讓第三人（勞工局調解委員、法官）在多年後讀到時，能判斷「當時發生了什麼、公司怎麼處理」。

法規依據與市場現況

相關法條條文重點對這份文件的影響
勞動基準法第 70 條僱用三十人以上者應訂立工作規則，載明紀律、考勤、請假、獎懲及升遷、解僱資遣等事項，報主管機關核備後公開揭示第二條「違反工作規則第○條」要能對到一份已核備、已公告的工作規則
勞動基準法第 71 條工作規則違反法令強制或禁止規定者無效工作規則裡的懲處規定本身要合法，例如不能規定罰款扣薪
勞動基準法第 12 條第 1 項第 4 款、第 2 項違反勞動契約或工作規則情節重大者，雇主得不經預告終止契約；應自知悉之日起三十日內為之懲處紀錄是「情節重大」的證據；解僱有三十日除斥期間
勞動基準法第 11 條第 5 款勞工對於所擔任之工作確不能勝任時，雇主得預告終止契約多次懲處與改善期紀錄是「不能勝任」與最後手段性的證據
勞動基準法第 26 條雇主不得預扣勞工工資作為違約金或賠償費用懲處不能用「扣薪」「罰款」的形式從工資扣
勞動基準法第 22 條第 2 項工資應全額直接給付勞工同上，罰款抵扣工資違法
勞動基準法第 74 條勞工得向雇主、主管機關或檢查機構申訴；雇主不得因申訴而解僱、降調、減薪或為其他不利處分第五條申訴管道要真的存在；不能因員工申訴而加重懲處
性別平等工作法第 13 條十人以上雇主應訂定申訴管道；三十人以上應訂定性騷擾防治措施懲處若涉及性騷擾案件，另有法定調查程序
就業服務法第 5 條雇主不得以性別、年齡、婚姻、容貌等因素歧視員工懲處理由不能與這些因素有關

市場面：勞動部 114 年 1 月發布的新聞稿指出，112 年勞資爭議 25,731 件中「契約爭議」1,808 件占 7%，這一類包含解僱是否合法的爭議；勞動部同時提醒企業「遵守最後手段原則終止勞動契約」「建立內部員工申訴機制」。勞動部另提供「工作規則參考手冊」供三十人以上事業單位制定工作規則時參考，未依規定訂立或核備工作規則，主管機關可依勞基法第 79 條處罰。懲處通知書的每一條，其實都是在回應這些要求：事實可查證、有規則依據、給改善機會、有申訴管道。

逐條撰寫注意事項

抬頭與受通知人

範本以「茲就台端下列行為予以懲處」開頭。此致欄寫員工全名、部門與職稱。公司名稱寫登記全名。如果是主管代表公司發出，簽名欄要註明主管職稱，並確認該主管有懲處權限（依工作規則的核決層級）。

一、事實

填時間、地點、事實經過與影響。這一條要寫得像報告，不像抱怨。原則有三個。第一，具體到可以查證：「9 月 3 日上午 10 時 15 分，於客戶○○公司會議室，未經主管同意向客戶承諾折扣 15%」，而不是「態度不佳、不服從管理」。第二，只寫事實不寫評價：「遲到 40 分鐘」是事實，「毫無責任感」是評價，評價寫進去會削弱文件的可信度。第三，寫影響：「致本公司需依承諾出貨，損失差價約新台幣 3 萬元」，這是日後判斷「情節重大」的依據。

如果有證據（打卡紀錄、email、客戶投訴信、監視器畫面），在這裡註明「詳附件一」，並確實把附件留存。

常見錯誤：「台端工作態度消極，屢經勸導未改」。沒有時間、沒有事件、沒有證據，無法查證。改法：列出每一次具體事件的日期與內容。

二、違反規定

範本要求填「違反本公司工作規則第○條」。三十人以上的公司，這一條要對到已核備並公告的工作規則；未滿三十人沒有工作規則的公司，改寫「違反勞動契約第○條」或已公告的管理辦法。條號與內容要真的對得上，例如工作規則第 25 條寫「未經核准不得對外承諾價格」，這裡就引用第 25 條，不要引用一個籠統的「其他不當行為」條款。

勞基法第 71 條規定工作規則違反法令者無效，所以引用的規則本身要合法。例如「遲到一次罰款 500 元」這種規定違反第 26 條與第 22 條，引用它反而讓整份懲處站不住。

常見錯誤：「違反公司相關規定」。沒有條號、沒有內容，員工不知道自己違反什麼，日後也無法證明公司有事先告知規則。改法：寫條號並摘錄該條文字。

三、懲處

範本提供口頭警告、書面警告、記過、其他四個選項。懲處要合乎比例：第一次輕微違規通常是口頭或書面警告，累積或情節較重才記過。跳過輕的直接用重的，事後會被質疑沒有給改善機會。「其他」欄可以寫調整職務、取消當月績效獎金（前提是獎金辦法有寫明發放條件），但不能寫罰款或扣薪。

實務上要避免的是「記過並減薪 10%」這類寫法：減薪是勞動條件的不利變更，需勞工同意，單方減薪可能構成勞基法第 14 條勞工得不經預告終止契約並請求資遣費的事由。

四、改善要求

範本寫「請於民國○年○月○日前改善。再犯者，本公司得依工作規則及勞動基準法規定處理」。改善期是這份文件最有價值的一條：它證明公司給了機會，是最後手段性原則的具體實踐。改善期要合理，通常一到三個月；改善的標準要可衡量，例如「三個月內遲到不超過一次」「每月客訴件數降至兩件以下」，而不是「改善工作態度」。

改善期滿要做第二份紀錄：改善了就寫「已改善、結案」，沒改善就發第二份懲處通知，並註明「前於○年○月○日已發書面警告」。這樣累積的紀錄才能在資遣或解僱時證明過程完整。

五、申訴

範本寫「台端如有不同意見，得於收受本通知後七日內以書面提出申訴」。申訴管道要真的存在：寫明向誰申訴（人資部門、申訴委員會、總經理），公司要有處理程序。勞基法第 74 條保障員工申訴權，公司不能因員工申訴就加重處分。申訴期間的長短法律沒有規定，七日是常見做法。

員工提出申訴後，公司要書面回覆處理結果並留存，這份回覆同樣是證據鏈的一部分。

此致、日期與簽名

日期填發出當天。範本設有公司簽名與員工簽名欄，員工簽名的意義是「收到」不是「認錯」，建議在簽名欄旁註明「簽收，不代表同意懲處內容」，這樣員工比較願意簽，公司也能證明送達。員工拒簽時，以 email、線上簽署連結或存證信函送達並保留紀錄，懲處的效力不受簽名影響。

常見錯誤與風險對照表

常見寫法會出什麼問題建議改成
「工作態度不佳，予以警告」事實不具體、無法查證，日後作為解僱證據時無效寫日期、地點、具體行為與影響，附證據
「違反公司相關規定」沒有條號，無法證明員工事先知悉規則引用工作規則或勞動契約的具體條號與內容
「記過一次，扣薪 3,000 元」違反勞基法第 26 條、第 22 條，扣薪本身違法懲處限於警告、記過或依辦法取消獎金
第一次違規即記大過並預告解僱不符比例與最後手段性，解僱可能被認定違法依情節由輕到重，先警告並給改善期
「請於三日內改善」且無具體標準改善期過短、標準不明，無法證明給了實質機會一到三個月，寫可衡量的標準
沒有申訴條款，或員工申訴後加重處分違反勞基法第 74 條寫明申訴對象與期限，申訴後書面回覆
通知書日期距事件已超過一個月，之後想依第 12 條解僱第 12 條第 2 項要求知悉後三十日內終止，逾期不能再以該事由解僱事件發生後儘速做成紀錄，重大違規要在三十日內決定

簽署與保存實務

懲處通知書由雇主單方發出即生效，員工簽名只是簽收。不需要見證人；發出人要是有懲處權限的主管或人資，並蓋公司章。員工拒簽時用可以證明送達的方式（線上簽署連結、email、存證信函）送出，保存送達紀錄。份數一式兩份，員工要拿到副本，這是「已告知」的證明。

保存期限建議至少到員工離職後五年，與勞基法第 23 條、第 30 條的五年保存期限一致；如果懲處紀錄後來成為資遣或解僱的依據，就跟著那個案件的檔案一起保存到爭議時效結束。保存時要連同事實證據（附件）、員工的申訴與公司回覆、改善期滿的追蹤紀錄一起歸檔，單獨一張通知書的證明力有限。

線上簽署有效。依電子簽章法第 4 條（113 年 5 月修正），電子文件與電子簽章符合規定者在功能上等同實體文件與簽章。懲處通知最需要的是送達與時間證明，用秒簽寄出簽署連結，員工開啟與簽署的時間都有紀錄，簽完雙方各拿 PDF 與簽署證明，員工拒簽時也能證明已送達。

常見問題 Q&A

Q：記過可以扣薪嗎？A：不行。勞動基準法第 26 條禁止雇主預扣工資作為違約金或賠償費用，第 22 條要求工資全額直接給付。「罰款」「扣薪」不論寫在工作規則還是通知書裡都違法（第 71 條）。合法的做法是：獎金辦法事先寫明發放條件（例如當月無記過者發給），懲處後依辦法不發獎金；這跟從工資扣款是兩回事。

Q：累積幾次警告可以解僱？A：法律沒有規定次數。第 12 條第 1 項第 4 款的標準是「情節重大」，法院會綜合看違規的性質、次數、對公司的影響、有沒有給改善機會。有些公司工作規則寫「一年內記滿三大過解僱」，這可以當內部標準，但法院仍會實質審查是否情節重大。比較穩妥的做法是：每次懲處都有具體事實與改善期，累積兩到三次無改善再考慮資遣或解僱。

Q：懲處通知要在事件發生後多久內發？A：越快越好，最好在一週內。原因有兩個：一是事實還新鮮，證據容易保全；二是如果違規重大到要依第 12 條解僱，第 2 項規定要在知悉後三十日內為之，超過就不能再以該事由解僱。懲處通知晚發，也會讓法院懷疑公司當時並不認為事情嚴重。

Q：員工拒絕簽收怎麼辦？A：懲處是雇主單方的意思表示，不需要員工同意才生效。拒簽時用 email、線上簽署連結或存證信函送達，保留送達證明即可；也可以請在場主管在通知書上註記「員工於○月○日當面拒簽」並簽名。不要為了取得簽名而施壓，那會變成另一個爭議。

Q：三十人以下的小公司沒有工作規則，可以懲處嗎？A：可以，但依據要換成勞動契約的紀律條款或已公告的管理辦法。勞基法第 70 條只要求三十人以上訂立工作規則，未滿三十人的公司仍可以有管理規定，重點是員工事先知道。建議小公司至少在勞動契約裡寫出勤、紀律的基本要求，並把管理辦法公告或發給員工簽收。

Q：懲處後員工去勞工局申訴，公司可以加重處分嗎？A：不行。勞基法第 74 條明定雇主不得因勞工申訴而予以解僱、降調、減薪或其他不利處分。申訴是員工的法定權利，公司應該做的是準備事實與紀錄，向主管機關說明懲處的依據與程序。

相關範本

  • 出勤異常處理單：遲到、早退、忘打卡的單純補正紀錄，不涉及懲處時用它。
  • 資遣通知書：懲處與改善期後仍無改善，依第 11 條第 5 款資遣時，懲處紀錄作為附件。
  • 勞動契約書：小公司沒有工作規則時，懲處依據改引勞動契約的紀律條款。
  • 員工保密同意書：違規事實涉及洩密時，引用保密同意書條款作為違反規定的依據。
  • 和解書：懲處或解僱爭議經協商後，用它記錄雙方和解條件。

資料來源

常見問題

記過可以扣薪嗎？

不可以。工資是勞工的勞務對價，不得因懲處逕予扣減。減薪屬於勞動條件變更，須經勞工同意。

累積幾次警告可以解僱？

法律沒有次數規定。重點是是否符合勞動基準法第十一條第五款或第十二條的要件，並且程序正當。

本範本依中華民國法律之一般實務撰寫，供一般商務情境參考使用，不構成法律意見。個案情況差異大，重要或高金額的合約建議先請律師確認條款。