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人事勞務

出勤異常處理單範本

遲到早退、忘記打卡的補正紀錄

什麼時候會用到

雇主依勞動基準法第三十條有置備出勤紀錄並保存五年的義務，而且紀錄要逐日記載到分鐘。忘記打卡若沒有補正單據，事後很難證明實際出勤時間。

該寫哪些內容，最常漏掉什麼

要記到分鐘

勞動基準法要求出勤紀錄記載至分鐘為止，補正單也要比照。

原因與主管確認都要有

只有員工單方填寫，作為證據的強度不足。

保存五年

出勤紀錄依法應保存五年，補正單是紀錄的一部分，要一併留存。

出勤異常處理單全文

下面就是按下按鈕後會在編輯器裡開啟的內容，一字不差。底線處可直接在產品裡填寫。

出勤異常處理單

立契約書人：

員工：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿（以下簡稱員工）

主管：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿（以下簡稱主管）

一、異常日期

民國＿＿＿年＿＿月＿＿日

二、異常類型

□ 忘記刷卡　□ 遲到　□ 早退　□ 外出未刷　□ 其他＿＿＿＿＿＿

三、實際出勤時間

上班：＿＿時＿＿分　下班：＿＿時＿＿分

四、原因說明

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

五、確認

主管確認上開出勤時間屬實，同意據以補正出勤紀錄。

此致

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

中華民國＿＿＿年＿＿月＿＿日

員工簽名（尚未簽名）
主管簽名（尚未簽名）

出勤異常處理單撰寫注意事項

這份文件的定位與使用時機

出勤異常處理單是員工忘記打卡、遲到、早退、外出未刷卡時，用來補正出勤紀錄的單據。它的存在理由來自勞動基準法第 30 條：雇主應置備勞工出勤紀錄並保存五年，而且要逐日記載到分鐘。打卡系統再好也會有漏刷、系統故障、外勤沒法刷的情況，這時如果沒有一份「員工說明實際時間、主管確認屬實」的書面，出勤紀錄就會有空洞；勞動檢查時是缺失，工時或加班費爭議時更是雙方各說各話。這份單據把每一次異常都補成一筆有依據的紀錄。

跟相近文件的分工要分清楚。這份單據是「紀錄事實」，不是「懲處」：員工遲到，先用它把實際到班時間記下來；遲到累積到要正式處理時，才用員工懲處通知書。加班則不是異常，是延長工時，事前的同意與事後的加班費計算用延長工時同意書。出勤規則本身（上下班時間、打卡方式、遲到怎麼算）應該寫在勞動契約書或工作規則裡，這份單據只是照那些規則補正紀錄。

一個常見誤解是「忘記打卡就算曠職」。出勤紀錄是雇主的義務，員工忘記打卡不等於沒上班；如果員工實際有到班、有同事或門禁紀錄可以佐證，公司應該補正紀錄而不是逕自算曠職，否則會變成公司自己違反第 30 條並短付工資。

法規依據與市場現況

相關法條條文重點對這份文件的影響
勞動基準法第 30 條第 5 項雇主應置備勞工出勤紀錄，並保存五年這份單據補正的紀錄要跟出勤紀錄一起保存五年
勞動基準法第 30 條第 6 項出勤紀錄應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止；勞工申請出勤紀錄副本或影本時，雇主不得拒絕第三條實際出勤時間要寫到分鐘；員工有權要求看紀錄
勞動基準法第 79 條第 2 項違反第 30 條第 5 項（未置備或未保存出勤紀錄）處 9 萬元以上 45 萬元以下罰鍰出勤紀錄缺漏是勞檢時罰得比較重的項目
勞動基準法第 79 條第 1 項違反第 30 條第 6 項（未逐日記載至分鐘）處 2 萬元以上 100 萬元以下罰鍰只記「正常」「遲到」而沒有時分，同樣違規
勞動基準法施行細則第 21 條出勤紀錄可用簽到簿、出勤卡、刷卡機、門禁卡、生物特徵辨識、電腦出勤系統或其他可覈實記載的工具；勞工申請時應以書面提供補正單本身也可以是「其他可覈實記載出勤時間之工具」的一部分
勞動事件法第 38 條出勤紀錄內記載之勞工出勤時間，推定勞工於該時間內經雇主同意而執行職務補正的時間一經記入，就推定是工作時間；補正要謹慎、要有主管確認
勞動基準法第 24 條延長工時的加班費倍率補正後的時間若超過正常工時，要連動計算加班費
勞動基準法第 12 條第 1 項第 6 款無正當理由繼續曠工三日，或一個月內曠工達六日者，雇主得不經預告終止契約「曠職」是嚴重的認定，忘打卡不能直接算曠職
勞動基準法第 22 條、第 26 條工資應全額直接給付；不得預扣工資作為違約金或賠償遲到可依未提供勞務的時間比例不給薪，但不能另外罰款

市場面：勞動部 114 年 1 月的統計顯示，112 年勞資爭議中積欠工資 10,815 件占 42%，加班費與工時爭議是其中的重要組成；而勞動事件法第 38 條把出勤紀錄的推定效力寫進法律後，出勤紀錄的完整性直接決定這類爭議的勝負。勞動檢查實務上，「出勤紀錄未記載至分鐘」「補正無依據」是常見的缺失項目，第 79 條第 2 項對未置備或未保存出勤紀錄的罰鍰下限是 9 萬元，比多數工資類違規的 2 萬元下限高，主管機關對這件事的重視程度可見一斑。

逐條撰寫注意事項

立契約書人（員工與主管）

範本把員工與主管列為當事人，這是因為補正需要兩個人：一個說明、一個確認。員工寫姓名與部門；主管寫姓名與職稱，而且要是有權確認出勤的直屬主管或人資，不是隨便一位同事。這份單據最後會成為出勤紀錄的一部分，確認人的身分決定它的可信度。

一、異常日期

寫民國年月日，一天一張。不要把一週的異常寫在同一張，因為每一天的出勤紀錄是獨立的，勞檢或爭議時要能逐日對應。跨日班（例如晚班到凌晨）要註明是哪一個工作日的紀錄。

二、異常類型

範本提供忘記刷卡、遲到、早退、外出未刷、其他五個選項。勾選要精確，因為不同類型的後續處理不同：忘記刷卡是紀錄缺漏，補正後視同正常出勤；遲到、早退涉及未提供勞務的時間，可能依比例調整工資；外出未刷要區分是公務外出（算工作時間）還是私人外出（不算）。「其他」可以寫系統故障、停電、外勤無法刷卡等。

常見錯誤：所有情況都勾「忘記刷卡」。這會讓遲到與外出都被記成正常出勤，日後公司想主張員工出勤不佳就沒有紀錄。改法：照實勾選，遲到就勾遲到。

三、實際出勤時間

範本要求填上班與下班的時與分。這是整份單據最重要的欄位，對應第 30 條第 6 項「至分鐘為止」的要求。填的是實際時間，不是應到時間：8 點 30 分該到、8 點 52 分才到，就寫 8 時 52 分。

兩個提醒。第一，補正的時間一旦記入出勤紀錄，依勞動事件法第 38 條就推定為經雇主同意執行職務的時間，所以如果員工填的下班時間比正常時間晚（例如 20 時 30 分），公司要嘛依第 24 條計算加班費，要嘛在主管確認時說明「18 時後為非工作時間」並經員工同意，不能既讓紀錄顯示 20 時 30 分、又不給加班費。第二，如果有佐證（門禁紀錄、電腦登入時間、同事證明），建議在原因說明欄註明，讓補正有依據。

常見錯誤：主管直接填「上班 9 時 00 分、下班 18 時 00 分」把所有異常都補成標準時間。這是製作不實的出勤紀錄，勞檢發現會被認定為紀錄不實，而且與員工實際情況不符時會反過來成為對公司不利的證據。改法：填實際時間，遲到就記遲到的時間。

四、原因說明

員工用自己的話寫為什麼異常。忘記刷卡就寫「到班後直接進會議室，忘記刷卡，可由會議紀錄佐證」；遲到寫「捷運故障延誤，附捷運公司誤點證明」；外出未刷寫「14 時至 16 時赴客戶○○公司開會，未刷外出卡」。原因說明影響後續認定：公務外出算工作時間、交通事故等不可歸責的遲到，公司可以在工作規則裡約定不扣薪或不列入考核。

五、確認

範本寫「主管確認上開出勤時間屬實，同意據以補正出勤紀錄」。主管確認前要做最基本的查核：問一下、看門禁、看系統登入。確認後，人資要真的把紀錄補進出勤系統，並註記「依○月○日補正單補正」，讓系統紀錄與紙本單據可以互相對照。

如果主管無法確認（例如外勤、當天不在），可以請能證明的同事或客戶窗口在原因說明欄簽名佐證，主管再依佐證確認。

此致、日期與簽名

日期填提出補正的當天，通常是異常發生後一到三天內。範本的簽名欄直接標示「員工」與「主管簽名」。建議工作規則裡寫明補正的申請期限（例如異常發生後三個工作日內），逾期未申請就依原始紀錄處理，避免月底一次補一堆。

常見錯誤與風險對照表

常見寫法會出什麼問題建議改成
忘記打卡直接記曠職、當天不給薪員工實際有到班，公司短付工資且出勤紀錄不實，違反第 30 條與第 22 條依補正單填實際時間，據以補正
主管一律補成標準上下班時間出勤紀錄不實，與實際狀況矛盾時對公司不利填實際到班與離班時間
只記「遲到」不記時分違反第 30 條第 6 項「至分鐘為止」，第 79 條第 1 項可罰寫到時分
遲到一次扣 200 元罰款違反第 26 條、第 22 條；只能依未提供勞務的時間比例不給薪依遲到分鐘數換算工資，不另罰款
補正的下班時間顯示晚於正常工時，但不給加班費勞動事件法第 38 條推定該時間為工作時間，公司要給加班費確認實際工作到幾點，超過部分依第 24 條計算
補正單沒有主管確認，員工自填自存補正無依據，勞檢時視同紀錄不完整主管查核後簽名確認
補正單另存、不與出勤系統連動系統紀錄仍是空洞，勞檢看系統時仍是缺漏人資據單補入系統並註記

簽署與保存實務

這份單據不需要見證人或印章，員工簽名加主管確認簽名即可。份數上，公司留存正本併入出勤紀錄，員工建議留一份副本，因為第 30 條第 6 項給了員工申請出勤紀錄副本的權利，自己留補正單可以事後核對。

保存期限是法定的五年（第 30 條第 5 項），從該筆出勤紀錄的日期起算。保存方式要能對應：紙本補正單依日期歸檔，或掃描後與出勤系統的補正註記連結。勞檢時檢查員通常會抽某幾天的出勤紀錄，要能在幾分鐘內找到當天的補正依據。

線上簽署有效。依電子簽章法第 4 條（113 年 5 月修正），電子文件與電子簽章符合規定者在功能上等同實體文件與簽章。出勤補正單是高頻率的小文件，用秒簽寄出簽署連結、員工在手機上填好簽完、主管確認，雙方各拿 PDF 與簽署證明，簽署時間也自動留存，比紙本更容易做到「異常後三日內補正」的時效要求。

另外要記得：補正單處理的是紀錄，不是工資。補正後如果影響當月工資（遲到扣薪、加班費），要反映在薪資明細上，並依第 23 條提供工資各項目計算方式明細。

常見問題 Q&A

Q：忘記打卡可以直接算曠職嗎？A：不建議。曠職是「無正當理由未到班」，忘記打卡的員工實際上有到班，公司有第 30 條置備出勤紀錄的義務，應該用補正單把實際時間記下來。逕自算曠職不但短付工資，還可能構成出勤紀錄不實。如果公司懷疑員工其實沒到班，應該查證（門禁、同事、系統登入）而不是直接認定。工作規則可以規定屢次忘記打卡列入考核，但那是懲處問題，跟出勤紀錄要不要補正是兩回事。

Q：員工可以要求看自己的出勤紀錄嗎？A：可以。勞動基準法第 30 條第 6 項規定勞工向雇主申請出勤紀錄副本或影本時，雇主不得拒絕；施行細則第 21 條要求以書面提供。員工離職前後想核對加班費，通常會用到這項權利。公司平時就把補正單與系統紀錄對齊，員工申請時才不會發現矛盾。

Q：遲到可以扣薪嗎？A：可以依「未提供勞務的時間」按比例不給工資，例如遲到 30 分鐘就不給那 30 分鐘的工資，這不是罰款。但不能另外定額罰款（遲到一次扣 200 元），那違反第 26 條與第 22 條。工作規則若有遲到列入考核、影響全勤獎金的規定，前提是獎金辦法已寫明條件。

Q：外勤人員沒辦法打卡，每天都要填補正單嗎？A：不用每天填單，但要有其他可覈實的紀錄方式。施行細則第 21 條允許用「其他可資覈實記載出勤時間工具」，例如手機 App 定位打卡、每日回報系統、客戶簽到單。公司應該為外勤人員建立固定的記錄方式，補正單只用在該方式也失靈的例外情況。

Q：補正後的時間比正常下班晚，公司一定要給加班費嗎？A：要看那段時間是不是在工作。依勞動事件法第 38 條，出勤紀錄上的時間推定是經雇主同意執行職務的時間，公司如果主張員工那段時間沒在工作（例如留在辦公室處理私事），要自己舉證。所以補正時主管要確認實際工作到幾點：確實在工作就依第 24 條給加班費或依第 32-1 條補休；不是工作就在單據上註明並經員工同意，下班時間填實際停止工作的時間。

Q：補正單可以由人資代填嗎？A：原因說明應該由員工自己寫、自己簽，因為那是員工對自己出勤的陳述；主管確認欄由主管簽。人資可以協助整理與歸檔，但不宜代替員工填寫時間與原因，否則日後員工主張「我沒填過這張」，紀錄的可信度就打折。

相關範本

  • 員工懲處通知書：遲到早退累積到要正式處理時，用它做懲處紀錄；補正單只記事實。
  • 延長工時同意書：補正後發現有加班事實時，加班的同意與計算用這份。
  • 勞動契約書：上下班時間、打卡方式、補正期限的規則寫在勞動契約或工作規則裡。
  • 部分工時勞動契約：工讀生的排班與出勤紀錄要求相同，補正單同樣適用。
  • 在職證明書：員工需要證明出勤或在職事實時，由公司依出勤紀錄開立。

資料來源

常見問題

忘記打卡可以直接算曠職嗎？

不可以。雇主有記載出勤的義務，應循補正程序確認實際出勤，不能逕自認定曠職。

員工可以要求看自己的出勤紀錄嗎？

可以。依勞動基準法第三十條，勞工得申請查閱或影印出勤紀錄，雇主不得拒絕。

本範本依中華民國法律之一般實務撰寫，供一般商務情境參考使用，不構成法律意見。個案情況差異大，重要或高金額的合約建議先請律師確認條款。