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證明切結

在職證明書範本

員工申請貸款、簽證、租屋時需要

什麼時候會用到

員工申請信貸、房貸、租屋或辦簽證時，對方幾乎都會要求在職證明。它由雇主出具，證明員工目前確實在職以及基本任職資料。

該寫哪些內容，最常漏掉什麼

用途要寫明並限定

加一句「僅供某某用途，不作他用」，可以避免證明被拿去做未預期的事。

只寫必要欄位

在職證明不需要寫薪資。要證明收入請另開收入證明，分開才不會過度揭露員工個資。

蓋公司大小章

多數金融機構要求有公司章與負責人章，只有簽名常會被退件。用秒簽可以直接上傳印章蓋上去。

在職證明書全文

下面就是按下按鈕後會在編輯器裡開啟的內容，一字不差。底線處可直接在產品裡填寫。

在職證明書

茲證明下列人員現任職於本公司：

一、員工資料

姓名：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿　身分證字號：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

二、任職資料

到職日：民國＿＿＿年＿＿月＿＿日

職稱：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿　部門：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

三、用途

本證明係應當事人申請出具，僅供＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿之用，不作他用。

此致

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

中華民國＿＿＿年＿＿月＿＿日

立書人簽名（尚未簽名）

在職證明書撰寫注意事項

這份文件的定位與使用時機

在職證明書是雇主出具、證明「某個人目前確實在本公司任職，以及基本的任職資料」的文件。員工申請信貸或房貸、租屋、辦簽證、申請托育或育兒補助、小孩就學需要家長工作證明，對方幾乎都會要求這一份。它由公司單方出具，內容不需要員工簽名，但因為上面寫的是員工的個人資料，公司開立時要依個人資料保護法處理，員工拿到後也要留意用途限定。

它跟相近文件的分工是：對方要看的是「收入多少」而不只是「有沒有在職」，改用收入證明書，不要把薪資硬塞進在職證明；員工已經離職，依勞動基準法第 19 條要開的是離職證明書，兩者法律性質不同；在職證明上的到職日、職稱應與勞動契約書一致，開立前先對照；公司蒐集員工個資的告知與同意，則在到職時用個資使用同意書處理。

法規依據與市場現況

在職證明書沒有專屬的法律規定，但它同時碰到三件事：公司開立文件的真實性責任、員工個資的保護、以及跟服務證明書（離職時）的區別。

相關法條條文重點對這份文件的影響
勞動基準法第 19 條勞動契約終止時，勞工請求發給服務證明書，雇主不得拒絕這一條規範的是「離職時」的服務證明書；在職期間的證明沒有明文強制，但實務上公司多會配合
勞動基準法第 79 條違反第 19 條者處新臺幣 2 萬元以上 30 萬元以下罰鍰離職後員工請求服務證明書不開會被罰；在職證明不在這一條範圍，但拒開會影響勞資關係
個人資料保護法第 8 條蒐集個資時應告知蒐集目的、資料類別、利用期間對象方式等公司在到職時的個資告知應涵蓋「應員工申請出具證明」這類利用
個人資料保護法第 19 條非公務機關蒐集處理個資須有特定目的，並符合契約關係或當事人同意等情形公司基於僱傭契約持有員工資料，開證明是契約關係內的利用
個人資料保護法第 20 條非公務機關利用個資應於蒐集之特定目的必要範圍內，例外包括經當事人同意在職證明是「應員工申請」才開，這就是當事人同意；但公司不能主動把在職資料提供給第三人
刑法第 215 條從事業務之人明知不實而登載於業務上文書，足以生損害於他人者，處三年以下有期徒刑公司配合員工開「假在職證明」給銀行，負責開立的人可能觸犯這一條
刑法第 210 條偽造、變造私文書足以生損害於他人者，處五年以下有期徒刑員工自己偽造公司的在職證明是刑事犯罪
電子簽章法第 4 條符合規定的電子文件與電子簽章功能等同實體文件與簽章電子簽署的在職證明有效，但收件單位是否接受要先確認

搜尋需求方面，依 Ubersuggest 2026 年 9 月的台灣地區資料，「在職證明」每月約 12,100 次搜尋，是證明切結類文件中僅次於「良民證」的高需求關鍵字，且全年穩定，反映出貸款、租屋、簽證這些日常需求的頻率。多數搜尋者是員工而非人資，常見的疑問集中在「公司不開怎麼辦」「要寫薪水嗎」「銀行要的格式是什麼」。勞動部在說明服務證明書時強調應記載職務、工作性質、工作年資與工資四項，其他事項要尊重勞工意願，這個原則對在職證明同樣適用：只寫必要欄位，不寫評價。

逐條撰寫注意事項

抬頭、出具單位與「茲證明」

範本第一句是「茲證明下列人員現任職於本公司」。出具單位是公司，所以文件最上方或簽章處要有公司全名、統一編號、地址與電話，讓收件單位可以查證。很多公司用有抬頭的信紙印在職證明，這是好習慣，收件單位（尤其是銀行）會比對抬頭、統編與大小章。沒有抬頭信紙時，在「此致」下方的簽章處把公司全名、統編、地址補上。

「現任職於本公司」這一句的關鍵字是「現」，意思是開立當日仍在職。留職停薪、試用期、部分工時都算在職，但實務上建議如實註明狀態，例如「現任職於本公司（試用期間）」，避免收件單位日後主張公司隱瞞。

一、員工資料

範本有「姓名」與「身分證字號」。姓名照身分證寫，不要用英文名或暱稱；身分證字號填完整，這是收件單位核對身分的主要依據。有些公司擔心個資外洩，會把身分證字號部分遮蔽（例如 A12345****），但多數銀行與機關要求完整字號，遮蔽後會被退件，建議依收件單位要求決定，並在第三條用途欄限定用途來控制風險。

常見錯誤是員工資料與公司人事系統不一致（例如員工改過名、身分證換發後字號不變但公司資料是舊姓名），開立前對照身分證正本。

二、任職資料

範本有「到職日、職稱、部門」三項。到職日要精確到日，且要跟勞保投保日、勞動契約上的日期一致，因為銀行核貸時常會同時調員工的勞保投保明細，日期對不上會被質疑。曾經離職再回任的員工，寫「本次到職日」，不要把兩段年資直接相加寫成一個較早的日期。

職稱寫正式職稱，與名片、人事資料一致。部門寫實際隸屬單位。這兩項不要美化：員工申請房貸想寫得好看一點，公司順手把「專員」寫成「經理」，這就是刑法第 215 條業務登載不實的典型情境，而且銀行核貸後若發現不實，可能主張撤銷或追究。

範本刻意沒有放「薪資」欄位，原因是在職證明與收入證明是兩份文件，收件單位要看收入時會另外要求薪資證明或扣繳憑單。如果收件單位明確要求在同一份文件上寫薪資，可以加一欄「月薪：新臺幣○○元（含／不含獎金）」，但要員工明確同意，因為薪資是敏感度較高的個資；更好的做法是另開收入證明書。

如果收件單位要求「雇用性質」（正職、約聘、部分工時）或「工作內容」，可以在這一條加註，但寫事實不寫評價，不要出現「表現優異」「工作態度良好」這類文字，那不是證明書該有的內容。

三、用途

範本寫「本證明係應當事人申請出具，僅供＿＿之用，不作他用」。這一條有兩個作用：一是對公司的保護，證明這份文件是員工自己申請的（個人資料保護法第 20 條的當事人同意），公司沒有主動把員工資料給第三人；二是對員工的保護，限定用途後，這份文件被拿去做其他事（例如被轉給徵信公司、被拿去申請不相關的東西）時，員工可以主張超出授權。

用途欄要寫具體：「○○銀行房屋貸款申請」「○○市政府育兒津貼申請」「○○國簽證申請」「○○房屋租賃」。不要留白，也不要寫「一切用途」，那等於沒有限定。員工一次要用在多個地方時，建議分別開立，每份一個用途，這樣每份文件的流向都清楚。

有些公司會加「本證明自開立日起三個月內有效」，這是合理的做法，因為在職狀態會變，收件單位也多半只接受近期開立的證明。

「此致」、日期與簽章欄

「此致」寫收件單位全名，與用途欄呼應。日期填開立當天，這個日期是「在職狀態」的證明時點。簽章欄是公司大小章（公司章與負責人章），這是收件單位判斷文件真偽的主要依據；只蓋部門章或人資章，銀行通常不收。範本的簽名欄標示為立書人簽名，實務上由公司負責人或授權的人資主管簽名並蓋公司大小章。線上簽署時，簽署人應為公司授權代表，並在文件上註明公司統編與聯絡電話供查證。

常見錯誤與風險對照表

常見寫法會出什麼問題建議改成
職稱美化（專員寫成經理）公司開立人可能觸犯刑法第 215 條業務登載不實，銀行核貸後可追究照人事資料寫正式職稱
到職日與勞保投保日不一致銀行比對勞保明細時發現落差，整份證明被質疑對照勞保投保日與勞動契約後再填
加寫「表現優異」等評價證明書應記載事實，評價不在範圍，也增加公司責任只寫姓名、身分證字號、到職日、職稱、部門
用途欄留白或寫「一切用途」失去用途限定，員工個資流向失控，公司也失去「應申請出具」的保護寫具體收件單位與用途，一份一用途
只蓋人資章或部門章銀行與機關通常要求公司大小章蓋公司章與負責人章
公司主動把在職資料給第三人查詢超出個人資料保護法第 20 條的特定目的必要範圍一律應員工申請出具，第三人查證要經員工同意
把薪資塞進在職證明薪資屬敏感個資，且與收入證明混淆另開收入證明書，或經員工明確同意後加註
員工已離職仍開「在職」證明內容不實，公司與員工都有責任離職者依勞動基準法第 19 條改開服務證明書

簽署與保存實務

在職證明書由公司單方出具，員工不需要簽名，也不需要見證人。份數依用途決定，建議每個用途一份正本；員工自己留一份影本。公司這邊要在人事系統或證明書登記簿記錄「何時、為誰、什麼用途、開了幾份」，這是個人資料保護法上「利用紀錄」的基本要求，也方便日後有人拿假證明來查證時可以比對。

保存期限：公司對開立紀錄建議至少保存到該員工離職後數年，因為銀行貸款的追查、簽證的查核可能在開立後很久才發生。員工端則保存到用途完成即可，但要注意有效期，多數收件單位只收一至三個月內開立的證明，過期就重開。

線上簽署方面，2024 年修正施行的電子簽章法第 4 條明定電子簽章與紙本簽章功能等同。員工在外縣市、或公司負責人不在辦公室時，用秒簽寄出簽署連結，簽完雙方各拿 PDF 與簽署證明，員工可以直接把 PDF 交給收件單位。但要提醒，銀行、外國駐台機構對在職證明的形式要求各不相同，有些仍要紙本正本加大小章，開立前請員工先向收件單位確認接受的形式。

常見問題 Q&A

Q：公司可以拒絕開在職證明嗎？A：法律上，勞動基準法第 19 條明文規範的是「勞動契約終止時」的服務證明書，在職期間的證明沒有明文強制規定。但實務上公司幾乎都會配合，因為拒開沒有正當理由，且會嚴重影響勞資關係。如果公司真的不開，員工可以用勞保局的投保資料明細作為在職的替代證明，多數銀行與機關都接受。

Q：在職證明和服務證明一樣嗎？A：不一樣。在職證明是「目前還在職」的證明，由公司應員工申請出具，法律上沒有強制規定；服務證明書是勞動基準法第 19 條規定的，「離職時」勞工請求雇主必須開，且依勞動部說明應記載職務、工作性質、工作年資與工資四項，其他事項要尊重勞工意願。員工離職後要的是服務證明書，不能再開在職證明。

Q：在職證明要寫薪水嗎？A：範本沒有薪資欄，因為在職證明與收入證明是兩份文件。收件單位要看收入時，通常會另外要求薪資證明、扣繳憑單或薪轉存摺。如果收件單位明確要求寫在同一份，可以在任職資料加註月薪，但要員工明確同意，因為薪資是較敏感的個資。建議分開處理，需要收入證明就另開收入證明書。

Q：員工要求把職稱寫高一點，公司可以配合嗎？A：不可以。在職證明是公司以業務上的身分出具的文書，內容不實可能構成刑法第 215 條業務登載不實，負責開立的人資或主管會有個人的刑事風險；銀行核貸後發現不實，也可能撤銷貸款或追究員工。照人事資料寫是唯一安全的做法，職稱不好看就不要拿去比。

Q：銀行打電話來查證員工在不在職，公司可以回答嗎？A：原則上要有員工的同意。在職證明第三條寫的「應當事人申請出具、僅供○○銀行貸款之用」，可以解讀為員工同意公司向該銀行確認證明內容的真實性；但如果是員工沒申請過證明的單位打來查，公司主動回答就超出個人資料保護法第 20 條的必要範圍。實務建議是只確認「該證明書是否為本公司出具」，不額外提供其他資料。

Q：在職證明有效期多久？A：法律沒有規定，由收件單位決定。多數銀行與機關要求一至三個月內開立，因為在職狀態會變。公司可以在文件上加註「自開立日起三個月內有效」，員工要用時看一下日期，過期就重開，不要塗改日期，塗改日期涉及變造文書。

Q：留職停薪或試用期的員工可以開在職證明嗎？A：可以，因為勞動契約仍然存在，就是在職。但建議如實註明狀態，例如「現任職於本公司（留職停薪中，預計○年○月○日復職）」或「（試用期間）」。收件單位可能因此有不同的判斷，但這是收件單位的事，公司的責任是如實記載。

相關範本

  • 收入證明書：收件單位要看的是薪資或收入時，另開這一份，不要塞進在職證明。
  • 離職證明書：員工已離職時依勞動基準法第 19 條出具的服務證明書。
  • 勞動契約書：到職日、職稱應與勞動契約一致，開立前先對照。
  • 個資使用同意書：到職時取得員工個資利用同意的文件，涵蓋開立證明的用途。
  • 居住事實證明書：收件單位要求證明住所時的文件，常與在職證明一起被要求。
  • 委託書：員工無法親自領取證明時，委託他人代領。

資料來源

常見問題

公司可以拒絕開在職證明嗎？

在職期間的證明並無明文強制。但離職時的服務證明書，依勞動基準法第十九條雇主不得拒絕。

在職證明和服務證明一樣嗎？

不一樣。在職證明證明「現在還在職」，服務證明（離職證明）證明「曾任職、已離職」。

本範本依中華民國法律之一般實務撰寫，供一般商務情境參考使用，不構成法律意見。個案情況差異大，重要或高金額的合約建議先請律師確認條款。