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離職證明書範本

離職時依法出具，辦失業給付或新工作報到用

什麼時候會用到

勞工離職時請求發給服務證明書，依勞動基準法第十九條雇主不得拒絕。這份文件是新工作報到、請領失業給付的必要文件，尤其非自願離職者少了它就領不到失業給付。

該寫哪些內容，最常漏掉什麼

離職原因欄位最重要

自願離職與非自願離職，決定勞工能不能請領失業給付。資遣要寫明依勞動基準法第幾條。

不得記載不利事項

服務證明書上不應記載對勞工不利的評語或離職爭議，那會被認為妨礙再就業。

任職期間要精確到日

年資計算影響資遣費與特休結算，寫到月份不夠。

離職證明書全文

下面就是按下按鈕後會在編輯器裡開啟的內容，一字不差。底線處可直接在產品裡填寫。

離職證明書

茲證明下列人員原任職於本公司，現已離職：

一、員工資料

姓名：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿　身分證字號：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

二、任職期間

自民國＿＿＿年＿＿月＿＿日起至民國＿＿＿年＿＿月＿＿日止，職稱＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿。

三、離職原因

□ 自願離職　□ 契約屆滿　□ 資遣（勞動基準法第＿＿條）　□ 其他＿＿＿＿＿＿

四、附註

依勞動基準法第十九條，勞工請求發給服務證明書時，雇主不得拒絕。

此致

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

中華民國＿＿＿年＿＿月＿＿日

立書人簽名（尚未簽名）

離職證明書撰寫注意事項

這份文件的定位與使用時機

離職證明書是勞動契約結束後，雇主出具、證明「某人曾在本公司任職、期間多久、因什麼原因離開」的文件。它在法律上的名字是「服務證明書」，勞動基準法第 19 條規定勞工請求時雇主不得拒絕，違反可依第 79 條處新臺幣 2 萬元以上 30 萬元以下罰鍰。對勞工來說，這份文件有兩個用途：新工作報到時證明經歷，以及非自願離職者向公立就業服務機構申請失業給付時的必要文件；少了它，失業給付就領不到。

它跟相近文件的分工是：員工主動離職時提出的是辭職申請書，那是離職的起點，離職證明書是終點；雇主依勞動基準法第 11 條資遣時要先發資遣通知書，離職證明書上的離職原因要跟資遣通知一致；雇主想確認離職是勞工自願、避免日後主張被資遣，可以另簽自願離職切結書，但不能用它取代離職證明；員工還在職時要的是在職證明書，性質完全不同。

法規依據與市場現況

離職證明書是這批證明文件中法律規範最明確的一份，從「一定要開」到「不能寫什麼」都有依據：

相關法條條文重點對這份文件的影響
勞動基準法第 19 條勞動契約終止時，勞工請求發給服務證明書，雇主或其代理人不得拒絕不論離職原因是自請、資遣、解僱或退休，勞工要就得開；離職後才請求也一樣
勞動基準法第 79 條違反第 19 條者處新臺幣 2 萬元以上 30 萬元以下罰鍰拒開或拖延有實際罰則，勞動部說明並得按次處罰
勞動基準法第 11 條雇主得預告終止契約的五款事由：歇業轉讓、虧損業務緊縮、不可抗力停工逾一個月、業務性質變更無適當工作安置、勞工不能勝任資遣時離職證明書要寫明是依第 11 條第幾款，這是就業保險認定非自願離職的依據
勞動基準法第 14 條雇主有虛偽意思表示、暴行侮辱、不依約給付報酬、違反契約或法令等情形時，勞工得不經預告終止契約勞工依這一條主動離職，在就業保險法上仍屬非自願離職，證明書要如實記載
就業保險法第 11 條非自願離職指因投保單位關廠、遷廠、休業、解散、破產宣告離職，或因勞動基準法第 11 條、第 13 條但書、第 14 條及第 20 條各款情事離職；定期契約屆滿逾一個月未就業且離職前一年契約期間合計滿六個月者視為非自願離職離職原因欄怎麼勾，直接決定勞工能不能請領失業給付
就業保險法第 25 條離職證明文件指由投保單位或主管機關發給之證明，應載明申請人姓名、投保單位名稱及離職原因；取得有困難者得經公立就業服務機構同意以書面釋明代替證明書三個必要元素：姓名、公司名稱、離職原因；雇主不開時勞工還有替代途徑
個人資料保護法第 20 條非公務機關利用個資應於特定目的必要範圍內離職證明書只寫必要事項，不寫獎懲、考績等未經勞工同意的資料
刑法第 215 條從事業務之人明知不實而登載於業務上文書，足以生損害者，處三年以下有期徒刑把資遣寫成自願離職、或反過來配合員工把自願寫成資遣以領失業給付，都有這一條的問題

市場面，依 Ubersuggest 2026 年 9 月的台灣地區資料，「離職證明」每月約 4,400 次搜尋，「非自願離職證明」約 6,600 至 8,100 次，後者明顯高於前者，反映出多數搜尋者關心的不是文件格式，而是「離職原因怎麼寫才能領失業給付」。勞動部公開資料顯示 114 年（2025 年）全國勞資爭議受理案件達 29,714 件，比 113 年的 27,419 件增加，而勞動部在說明服務證明書時也特別提醒，證明書應記載職務、工作性質、工作年資與工資，其他事項（考績、終止契約事由、獎懲）要尊重勞工意願，不得逕自登載。

逐條撰寫注意事項

抬頭、出具單位與「茲證明」

範本第一句是「茲證明下列人員原任職於本公司，現已離職」。出具單位是公司，簽章處要有公司全名、統一編號與聯絡方式，並蓋公司大小章，因為公立就業服務機構與新雇主都會據此查證。範本刻意不放「服務證明書」四個字而用「離職證明書」，是因為實務上大家都這麼叫，但法律性質就是勞動基準法第 19 條的服務證明書，兩個名稱可以並用，例如標題寫「離職證明書（服務證明書）」，避免勞工拿去就業服務機構時被問「這是不是服務證明」。

一、員工資料

範本有「姓名」與「身分證字號」，這兩項是就業保險法第 25 條要求的「申請人姓名」對應欄位，姓名要與身分證、勞保投保資料完全一致。身分證字號建議填完整，因為就業服務機構辦理失業認定時要對勞保投保紀錄。

二、任職期間

範本寫「自民國＿年＿月＿日起至民國＿年＿月＿日止，職稱＿＿」。起日是到職日，迄日是離職日（勞動契約終止日，通常也是勞保退保日）。這兩個日期要精確到日，且要跟勞保投保與退保日一致；不一致時，就業服務機構會以勞保紀錄為準並質疑證明書。

「職稱」寫離職時的正式職稱。勞動部說明服務證明書應記載的四項是職務、工作性質、工作年資與工資，範本用「任職期間」涵蓋年資、用「職稱」涵蓋職務，建議再加一行「工作性質：○○」（例如「行政庶務」「軟體開發」）；至於「工資」，範本沒有預設欄位，因為多數勞工拿去新工作報到時不希望揭露前一份薪資，但如果勞工要求記載（例如申請失業給付以外的用途需要），雇主應依勞工意願加上「離職時月薪新臺幣○○元」。

常見錯誤是迄日寫「最後上班日」而不是「契約終止日」。兩者可能不同：預告期間內勞工可能提前不用上班，但契約仍到預告期滿才終止；資遣時預告期間的工資也要算到終止日。迄日寫錯會影響年資計算與資遣費。

三、離職原因

範本提供四個勾選：「自願離職」「契約屆滿」「資遣（勞動基準法第＿條）」「其他＿＿」。這是整份文件最重要的一條，因為就業保險法第 11 條的非自願離職認定完全看這裡。

「自願離職」勾選後，勞工原則上不能請領失業給付。所以雇主不能為了省事或省資遣費，把資遣寫成自願離職；這不只是勞資爭議，還可能構成刑法第 215 條業務登載不實。反過來，勞工主動要求雇主「幫忙寫成資遣」以領失業給付，雇主也不能配合，因為那是協助詐領保險給付。

「契約屆滿」適用於定期契約期滿不續約。依就業保險法第 11 條，定期契約屆滿離職逾一個月未就業、且離職前一年內契約期間合計滿六個月者，視為非自願離職，可以請領失業給付；所以這一格不要跟「自願離職」混用。

「資遣（勞動基準法第＿條）」要把條號與款次填完整，例如「勞動基準法第 11 條第 2 款（虧損或業務緊縮）」。就業服務機構會看條款判斷是否符合非自願離職；只寫「資遣」不寫條款，勞工可能被要求回來補件。範本的括號留白就是要你填「第 11 條第○款」；公司歇業依第 11 條第 1 款、勞工不能勝任依第 11 條第 5 款。

「其他」用在前三項都不合的情況，最常見的是勞工依勞動基準法第 14 條主動終止契約（雇主未依約給薪、違反勞動法令等），這在就業保險法上仍屬非自願離職，證明書應如實寫「勞工依勞動基準法第 14 條第 1 項第○款終止契約」。另一種是投保單位關廠、解散，寫「公司於民國○年○月○日解散」。退休也寫在這裡。

要提醒的是，勞動部的立場是「終止契約事由」屬於應尊重勞工意願的事項。所以雇主應該如實記載，但如果勞工明確表示不希望在證明書上出現離職原因（例如拿去新公司報到不想揭露被資遣），雇主可以另開一份不記載原因的版本供該用途，而給就業服務機構的那份則如實記載。兩份內容不衝突，只是揭露程度不同。

四、附註

範本寫「依勞動基準法第十九條，勞工請求發給服務證明書時，雇主不得拒絕」。這一句是提醒雙方這份文件的法律性質，讓拿到文件的人（新雇主、就業服務機構）知道這就是法定的服務證明書。附註欄還可以放三種資訊：一是勞工要求記載的工資（勞動部說明的四項之一）；二是「本證明書應勞工請求出具，作為○○之用」的用途限定；三是「本公司勞工保險投保單位編號○○」，方便就業服務機構核對。

附註欄不能放的是：考績、獎懲紀錄、負面評語、「該員工曾違反公司規定」這類內容。勞動部明確說明這些事項要尊重勞工意願、不得逕自登載，且依個人資料保護法第 20 條也超出必要範圍。實務上有雇主在附註寫「該員任職期間表現不佳」，這是最典型的錯誤，勞工可以向勞工局申訴。

「此致」、日期與簽章欄

「此致」寫收件對象，給就業服務機構的寫「○○市政府就業服務處」或「公立就業服務機構」，給新雇主的寫新公司名稱，不確定的可以寫「此致 相關單位」。日期填開立當天，這個日期在離職日之後是正常的，勞工離職後很久才來申請，雇主也要開，且日期照實填開立日，不要倒填成離職日。簽章欄蓋公司大小章，由負責人或授權的人資主管簽名；範本標示的立書人簽名即由公司代表簽署。

常見錯誤與風險對照表

常見寫法會出什麼問題建議改成
資遣寫成「自願離職」勞工領不到失業給付，雇主涉及刑法第 215 條業務登載不實與勞資爭議如實勾「資遣」並填第 11 條第○款
配合勞工把自願離職寫成資遣協助詐領就業保險給付，雇主與勞工都有責任如實記載，勞工另循其他途徑
「資遣」不填條號款次就業服務機構無法認定非自願離職，勞工被退件補正填「勞動基準法第 11 條第○款」
迄日寫最後上班日而非契約終止日年資與資遣費計算錯誤迄日寫契約終止日，與勞保退保日一致
附註寫考績、獎懲或負面評語違反勞動部對服務證明書的說明，超出個資法必要範圍，勞工可申訴附註只放工資（勞工要求時）、用途、投保單位編號
勞工離職很久才請求、雇主拒開勞動基準法第 19 條不因時間經過而免除，可處 2 萬至 30 萬元罰鍰依請求儘速開立
用自願離職切結書代替離職證明切結書是勞工單方文件，不是雇主的服務證明，就業服務機構不收切結書可另簽，但離職證明書仍須由雇主開
定期契約屆滿勾「自願離職」勞工可能符合就業保險法視為非自願離職的條件卻被排除勾「契約屆滿」並註明契約起迄

簽署與保存實務

離職證明書由雇主單方出具，勞工不需要簽名，也不需要見證人。份數建議依用途開立：勞工申請失業給付要一份正本給公立就業服務機構，新工作報到可能要一份，勞工自己留一份。雇主端要在人事紀錄中登載開立日期與份數，並保留一份影本。

保存期限：雇主應把離職證明書影本與勞工的出勤、工資紀錄一起保存，勞動基準法第 23 條第 2 項規定工資清冊應保存五年，離職證明書的紀錄跟著保存至少五年是穩妥的做法。勞工端則建議長期保存，因為未來申請勞保老年給付、計算年資時可能用得到。

線上簽署方面，2024 年修正施行的電子簽章法第 4 條明定電子簽章與紙本簽章功能等同。勞工離職後多半已不在公司，人資用秒簽寄出簽署連結，公司代表簽完、雙方各拿 PDF 與簽署證明，勞工不必再跑一趟公司。但公立就業服務機構對離職證明文件的形式有各自的作業規定，部分仍要求紙本正本加公司大小章，勞工在申請失業認定前先向該機構確認接受的形式；若對方只收紙本，雇主仍應配合出具。

常見問題 Q&A

Q：雇主不開離職證明怎麼辦？A：先以書面（存證信函、電子郵件都可以）向雇主請求並留下紀錄，雇主依勞動基準法第 19 條不得拒絕。仍不開時，向公司所在地的勞工局處申訴，主管機關可依第 79 條處 2 萬至 30 萬元罰鍰。要申請失業給付又拿不到證明的，依就業保險法第 25 條可以經公立就業服務機構同意，以書面釋明理由代替離職證明文件，並檢附勞保退保紀錄與相關事證。

Q：非自願離職證明和離職證明一樣嗎？A：形式上是同一份文件，差別在離職原因欄。「非自願離職證明」是指離職原因符合就業保險法第 11 條的證明書：資遣（勞動基準法第 11 條、第 13 條但書、第 20 條）、勞工依第 14 條終止契約、投保單位關廠解散破產，以及符合條件的定期契約屆滿。範本的離職原因欄勾對並填上條款，這份離職證明書就是非自願離職證明，不需要另外的格式。

Q：可以只寫任職期間、不寫離職原因嗎？A：可以，勞動部說明終止契約事由屬於應尊重勞工意願的事項，勞工不希望記載時雇主可以不寫。但要注意兩件事：一是拿去申請失業給付的那份一定要有離職原因，就業保險法第 25 條明定離職證明文件應載明離職原因；二是不寫原因不等於可以寫錯，若要寫就要如實。實務上可以開兩份，一份給就業服務機構（含原因）、一份給新雇主（不含原因）。

Q：離職原因勾「自願離職」，還能領失業給付嗎？A：原則上不能，失業給付的前提是非自願離職。但如果實際情況是雇主資遣、或勞工依勞動基準法第 14 條終止契約，證明書卻被寫成自願離職，勞工可以向勞工局申訴要求更正，並提出資遣通知、薪資未給付的證據。所以離職時就要看清楚離職原因欄怎麼勾，不要簽了自願離職切結又拿到自願離職證明才發現領不到。

Q：失業給付可以領多少、多久？A：依勞動部的說明，失業給付按離職退保當月起前六個月平均月投保薪資的 60% 計算，最長發給六個月；年滿 45 歲或領有身心障礙證明者最長九個月；有受扶養眷屬者每人加給 10%，最多加至 20%。請領條件是非自願離職、離職退保前三年內保險年資合計滿一年、向公立就業服務機構辦理求職登記後十四日內無法推介就業或安排職訓。

Q：員工離職一年後才來要離職證明，公司還要開嗎？A：要。勞動部的說明明確指出，勞工在離職後才請求，雇主仍應發給，勞動基準法第 19 條的義務不因時間經過而消滅。開立日期照實填申請當天，內容依人事紀錄如實記載。公司若已無該員工的完整紀錄，至少要依勞保投保退保資料記載任職期間。

Q：公司可以要求員工先簽自願離職切結書，才開離職證明嗎？A：不可以拿離職證明當交換條件。勞動基準法第 19 條的義務是無條件的，雇主不能以勞工不簽某份文件為由拒開。自願離職切結書是另一份文件，勞工可以選擇簽或不簽，且只有在離職確實出於勞工自願時才應該簽；離職原因有爭議時，簽了切結書可能影響日後主張非自願離職的權益。

相關範本

  • 辭職申請書：員工主動離職時提出的文件，離職證明書上的「自願離職」應以此為據。
  • 資遣通知書：雇主依勞動基準法第 11 條資遣時發給，離職證明書的資遣條款要與之一致。
  • 自願離職切結書：確認離職出於勞工自願的切結，不能取代雇主的離職證明書。
  • 在職證明書：員工仍在職時的證明，性質與離職證明完全不同。
  • 勞動契約書：到職日與職稱應與勞動契約一致。
  • 收入證明書：勞工需要證明離職前薪資時，另開收入證明或在附註記載工資。
  • 無積欠債務切結書：離職結算時確認公司財物與借支已清的文件。

資料來源

常見問題

雇主不開離職證明怎麼辦？

可向當地勞工行政主管機關申訴。依勞動基準法第七十九條，違反第十九條者可處罰鍰。

非自願離職證明和離職證明一樣嗎？

非自願離職證明是為請領失業給付而開，需載明符合就業保險法的離職事由，格式較嚴格，建議另依主管機關版本開立。

本範本依中華民國法律之一般實務撰寫，供一般商務情境參考使用，不構成法律意見。個案情況差異大，重要或高金額的合約建議先請律師確認條款。