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物品簽收單範本

交付設備、文件、鑰匙時留紀錄

什麼時候會用到

公司配發設備、交接鑰匙、送件交付文件，都需要一張簽收單。它解決的是「東西什麼時候交給誰、當時狀況如何」這個最常吵的問題。

該寫哪些內容，最常漏掉什麼

數量與序號都要寫

筆電、手機這類有序號的設備，沒寫序號就無法證明是哪一台。

當下狀況要記錄

「外觀無損」「螢幕左下角有刮痕」——交付時寫下來，歸還時才有比對基準。

保管責任要寫明

簽收不只是確認收到，還要載明毀損滅失時的責任，才有求償依據。

物品簽收單全文

下面就是按下按鈕後會在編輯器裡開啟的內容，一字不差。底線處可直接在產品裡填寫。

物品簽收單

立契約書人：

交付人：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿（以下簡稱交付人）

簽收人：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿（以下簡稱簽收人）

一、物品明細

  1. ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿　數量＿＿　序號／狀況：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

  1. ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿　數量＿＿　序號／狀況：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

  1. ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿　數量＿＿　序號／狀況：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

二、交付時間

民國＿＿＿年＿＿月＿＿日

三、確認

簽收人確認上開物品之數量與狀況無誤，已完成點收。

四、保管責任

簽收人應妥善保管；如有毀損或滅失，負回復原狀或照價賠償之責。

此致

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

中華民國＿＿＿年＿＿月＿＿日

交付人簽名（尚未簽名）
簽收人簽名（尚未簽名）

物品簽收單撰寫注意事項

這份文件的定位與使用時機

物品簽收單記錄的是「什麼東西、什麼時候、以什麼狀態、交到誰手上」。公司配發筆電與手機給新進員工、離職時把設備收回來、承包商把施工用鑰匙交給工班、客戶把原始文件或樣品交給設計公司、搬家公司把家具送到新家，都需要一張簽收單。它不處理錢，只處理物；它不是契約的本體，而是履行過程中的一個紀錄點。

跟相近文件的分工是這樣的：公司財物借用同意書是公司與員工之間關於設備使用規則、歸還義務、賠償標準的約定，簽一次管整個任職期間；物品簽收單則是每一次實際交接時的紀錄，同一位員工可能簽好幾張。房屋點交單專門用於交屋與退租，項目是房子的設備與水電度數，格式更細。驗收單用在承攬工作完成後，除了「收到了」還要確認「做得對不對」，是付尾款的依據。物品簽收單則只確認「東西與狀況如你所見」，不涉及品質是否合格的判斷。

如果交接的是金錢，請用收據。如果交接同時涉及責任的移轉（例如二手設備買賣），簽收單之外還應該有買賣契約。

法規依據與市場現況

簽收單本身不是法律規定的必要文件，但它記錄的「交付」在民法上有明確的意義，它約定的「保管責任」也有相對應的法律基礎。

相關法條條文重點對這份文件的影響
民法第 761 條第 1 項動產物權之讓與，非將動產交付，不生效力若簽收的是買賣的標的物，簽收日就是所有權移轉、風險移轉的時點；簽收單是交付的證據
民法第 468 條借用人應以善良管理人之注意保管借用物；違反者對借用物之毀損滅失負賠償責任，但依約定方法或物之性質使用所致之變更或毀損，不在此限公司配發設備給員工屬於使用借貸，員工要用「善良管理人」的標準保管；正常使用的耗損不用賠
民法第 213 條負損害賠償責任者，除法律另有規定或契約另有訂定外，應回復他方損害發生前之原狀；債權人得請求支付回復原狀所必要之費用以代回復原狀範本第四條「回復原狀」的法律來源；修好、或付修理費，都算回復原狀
民法第 215 條不能回復原狀或回復顯有重大困難者，應以金錢賠償其損害範本第四條「照價賠償」的法律來源；東西遺失或修不好時改以金錢賠
勞動基準法第 26 條雇主不得預扣勞工工資作為違約金或賠償費用員工弄壞或弄丟公司設備，公司不能直接從薪水扣，要另外協商或求償
電子簽章法第 4 條符合規定的電子文件與電子簽章，功能上等同實體文件與簽章線上簽收有效，交接現場用手機簽最即時

市場現況方面，這類文件沒有主管機關統計，但從實務經驗看，簽收單的糾紛集中在三種情境：第一是員工離職時設備歸還的爭議，公司說沒收到、員工說已經還了，或公司主張設備損壞、員工主張交付時就是那樣；第二是承攬與委託關係中，客戶交付的原始檔案、樣品、鑰匙在對方手上遺失，雙方對於當初交了幾件、什麼狀態沒有共識；第三是物流與搬運，貨到時外觀有損卻沒有當場記錄，事後求償困難。三種情境的共通解法都一樣：交接當下把數量、序號、狀況寫清楚並雙方簽名。這份範本的第一條與第三條，就是針對這個需求設計的。

逐條撰寫注意事項

抬頭與立契約書人

範本開頭列了交付人與簽收人。交付人是把東西交出去的一方，簽收人是收下東西的一方。兩邊都要寫全名；若是公司，寫公司全名，並在後面註明實際經手人的姓名與職稱，例如「〇〇股份有限公司（經手人：資訊部王大明）」。理由是簽收單常常是「公司對個人」，日後爭議時公司要能指出是誰代表公司交付的。

範本的簽名欄直接標示「交付人」與「簽收人簽名」，跟抬頭一致，簽名時不會對不上。

一、物品明細

這是簽收單的核心，範本預留三列，每列有品名、數量、序號／狀況三個欄位。填寫原則是「日後任何一方拿出這張單子，都能唯一辨識出是哪一件東西」。

品名要寫到型號：「筆記型電腦」不夠，「〇〇牌 14 吋筆記型電腦，型號 X1」才夠。數量用阿拉伯數字，並註明單位（台、件、把、份）。序號是最有力的辨識資訊，電子設備寫機身序號、手機寫 IMEI、鑰匙寫鑰匙編號或對應的門鎖位置、文件寫文件名稱與頁數或份數。

狀況欄要寫「交付當下看得見的狀態」：全新未拆封、外觀正常、螢幕左上角有刮痕、電池健康度 85%、附電源線與滑鼠。這一欄決定了日後歸還時的比較基準，寫得愈具體，第四條的保管責任就愈容易判斷。

超過三件時自行增列，或另附清單並在這裡註明「詳如附件清單，共〇項」，附件也要雙方簽名。

常見寫錯的例子：「筆電 1 台，狀況良好」。改法：「〇〇牌 14 吋筆記型電腦 X1 一台，序號 ABC123456，外觀無刮痕，含原廠變壓器與電腦包，開機測試正常」。

二、交付時間

填實際交付的日期。若交付的時間點重要（例如物流簽收、鑰匙在幾點交出），可以加上時間。這個日期有兩層意義：一是民法第 761 條交付的時點，若簽收的是買賣標的，所有權與風險從這天起移轉；二是保管責任的起算點，從這天起簽收人開始負善良管理人的注意義務。

常見寫錯的例子：填製作簽收單的日期而非實際交付日。改法：填實際交付當天，若簽收單是事後補簽，另註明「實際交付於〇年〇月〇日，本單於〇年〇月〇日補簽」。

三、確認

「簽收人確認上開物品之數量與狀況無誤，已完成點收」。這句是簽收人的承認：東西的數量與狀態，就如第一條所寫。簽了這句，日後簽收人就很難主張「交給我的時候就少一件」「本來就壞了」。

所以簽收人簽名前，一定要真的核對。數量清點、序號比對、開機測試、外觀檢查，有任何跟第一條寫的不一樣，就在第一條的狀況欄改過來再簽，不要「先簽了再說」。交付人也一樣，要確定第一條寫的就是實際交出去的東西，因為一旦簽收人簽了「無誤」，交付人也很難再主張「其實我交了更多」。

如果簽收人是「代收」，例如同事代收、管理室代收，建議在這一條加註「本人代〇〇〇簽收，未開箱檢查內容物」，把確認的範圍限縮在外包裝與件數，否則代收的人會承擔超出他能檢查範圍的確認責任。

四、保管責任

「簽收人應妥善保管；如有毀損或滅失，負回復原狀或照價賠償之責」。這一條的法律基礎是民法第 468 條（借用人的善良管理人注意義務）、第 213 條（回復原狀）與第 215 條（不能回復原狀時以金錢賠償）。範本寫的是一般實務版本，適用於大多數交接情形。

填寫時，建議把「照價」具體化。是照購入原價、照折舊後的帳面價值、還是照修理費？公司設備常見的做法是寫「依交付時之帳面價值或修復費用，以較低者為準」；若是租借的設備，寫「依出租方之定價表」。沒寫清楚的話，日後就要靠雙方協商或鑑價，成本很高。

也建議把「正常使用耗損不在此限」寫出來。民法第 468 條本來就規定依約定方法使用所致的耗損不用賠，但寫進簽收單可以避免公司在員工離職時，拿正常的鍵盤磨損、電池衰退來要求賠償。

如果簽收人是員工，要特別留意勞動基準法第 26 條：就算員工真的弄壞了，公司也不能從薪資直接扣款，只能協商或另循法律途徑。簽收單上寫「同意自薪資扣抵」這種條款，實務上通常無效。

常見寫錯的例子：「毀損滅失照原價賠償，並同意自薪資中扣抵」。改法：「毀損滅失時，簽收人負修復或依交付時帳面價值賠償之責；正常使用之耗損不在此限。賠償方式由雙方另行協商。」

此致、日期與簽名欄

「此致」填對方的名稱，簽收單是給雙方留存的，可以寫交付人或省略。日期填簽署當天。簽名欄的交付人與簽收人都要簽，簽收單只有一方簽名等於沒有「收」的一方確認，或沒有「交」的一方認可清單，兩者都不完整。公司方由經手人簽名並註明職稱，必要時加蓋公司章。

常見錯誤與風險對照表

常見寫法會出什麼問題建議改成
品名只寫「筆電」「鑰匙」無法辨識是哪一件，歸還時拿類似物品混充也難以舉證寫品牌、型號、序號、附件
狀況欄寫「良好」日後歸還發現刮痕，無法證明交付時就有寫具體可見的狀態，有瑕疵就一項項列
沒清點就簽「數量與狀況無誤」簽收人承擔了交付時就存在的短少或損壞當場清點、測試，與明細不符先改再簽
代收人簽了完整確認代收人對他沒檢查的內容物負責加註「代收，未開箱檢查」限縮確認範圍
保管責任寫「照原價賠償」折舊三年的設備照新品價賠，糾紛必起寫帳面價值或修復費用，並排除正常耗損
寫「同意自薪資扣抵賠償」違反勞動基準法第 26 條，條款無效且可能被檢舉賠償另行協商，不碰薪資
只有交付人或只有簽收人簽名少一方確認，文件證明力打折雙方都簽，公司方註明經手人
用照片代替簽收單照片能證明狀態，不能證明「誰收了、何時收了、承認什麼」簽收單為主，照片當附件

簽署與保存實務

簽收單不需要見證人，但雙方都要簽名；交付人若是公司，經手人簽名並註明職稱，需要時加蓋公司章。份數一式兩份，交付人與簽收人各執一份，因為兩邊都需要憑它主張：交付人憑它證明「東西交了」，簽收人憑它證明「收到時的狀態」。

保存期間至少到物品歸還並確認狀態無誤為止。公司配發設備的簽收單，建議保存到員工離職且設備歸還結算完成後一年；若簽收的是買賣標的，保存到保固期滿。簽收單如果搭配照片或影片記錄交付時的外觀，一起歸檔，照片本身不是簽收單的替代，但可以佐證狀況欄的描述。

線上簽署方面，依 2024 年修正的電子簽章法第 4 條，符合規定的電子文件與電子簽章功能上等同實體文件與簽章。交接現場常常是倉庫、工地或客戶辦公室，用秒簽寄出簽署連結，雙方當場用手機簽完，各自拿到 PDF 與簽署證明，比事後補紙本可靠，也不會有「單子放在誰那裡」的問題。

常見問題 Q&A

Q：員工離職不還設備怎麼辦？A：先憑簽收單書面催告，寫明品項、序號、期限。逾期不還，公司可以依使用借貸關係請求返還，若已滅失或無法返還，再依民法第 213 條與第 215 條請求回復原狀或照價賠償，必要時循民事途徑處理。但要注意勞動基準法第 26 條，公司不能拿員工最後一個月薪資或資遣費直接抵扣，就算簽收單寫了也不行。預防上，離職手續中安排設備歸還並簽第二張簽收單（由公司簽收），是最省事的做法。

Q：可以用照片代替嗎？A：照片可以證明「某個時間某件東西長什麼樣」，但不能證明「誰收了、承認什麼、負什麼責任」。實務上建議簽收單為主、照片為輔：狀況欄寫文字描述，並註明「附交付時照片〇張」。照片要有時間戳記，最好把序號也拍進去。

Q：簽收的時候沒發現瑕疵，事後才發現怎麼辦？A：簽了第三條「數量與狀況無誤」之後，要主張瑕疵在交付前就存在，舉證責任在簽收人。所以最好的辦法是簽收當下就檢查。若真的事後才發現，盡快以書面通知交付人並附照片，時間愈接近交付日愈有說服力；若瑕疵是內部零件這種當場檢查不到的，通知時說明理由。

Q：簽收人是代收的同事，責任算誰的？A：代收人簽了完整的確認條款，形式上就是代收人承擔。建議代收時加註「本人代〇〇〇簽收，僅確認外包裝完整與件數，未開箱檢查」，把確認範圍限縮。公司內部則應該規定，設備正式交接必須由使用者本人簽收。

Q：公司設備正常使用壞了，員工要賠嗎？A：民法第 468 條規定，依約定方法或依物之性質使用所造成的變更或毀損，借用人不負責任。也就是正常使用的耗損、非人為因素的故障，員工不用賠。範本第四條寫的是「毀損或滅失」，實務上指的是超出正常使用的損壞，建議填寫時把「正常使用耗損不在此限」寫出來，避免爭議。

Q：交付的是文件或資料，也要用簽收單嗎？A：要，而且更需要。文件與資料遺失後很難回復原狀，簽收單能證明「哪些文件、幾份、什麼時候交給誰」。明細欄寫文件名稱、份數、是否為正本；若涉及機密或個資，建議搭配員工保密同意書或保密協議，簽收單本身不處理保密義務。

Q：簽收單可以跟公司財物借用同意書合併嗎？A：兩份文件功能不同，建議分開。借用同意書是「規則」，簽一次管整段期間；簽收單是「紀錄」，每次交接一張。合併的話，員工換一台筆電就要重簽整份同意書，很不方便。實務上是先簽借用同意書，之後每次配發或歸還設備各簽一張簽收單。

相關範本

  • 公司財物借用同意書：公司配發設備給員工前，先簽這份約定使用規則與歸還義務，簽收單是之後每次交接的紀錄。
  • 房屋點交單：交屋或退租時，設備、水電度數與房屋狀況的專用點交格式。
  • 驗收單：承攬工作完成，除了收到還要確認品質是否合格、作為付尾款依據時用這份。
  • 收據：交接的是金錢而不是物品時用收據。
  • 車輛借用同意書：交付的是車輛，除了簽收還需要約定使用範圍、油資與事故責任時用這份。
  • 無積欠債務切結書：離職結算時公司與員工互相確認設備已歸還、款項已結清，可搭配這份切結。

資料來源

常見問題

員工離職不還設備怎麼辦？

有簽收單就能證明交付事實，可依民法請求返還或賠償。但不得直接從工資扣抵，那違反勞動基準法第二十二條。

可以用照片代替嗎？

照片是好的補強，但沒有簽名就無法證明對方確認過。兩者並用最保險。

本範本依中華民國法律之一般實務撰寫，供一般商務情境參考使用，不構成法律意見。個案情況差異大，重要或高金額的合約建議先請律師確認條款。